A legfontosabb elvitelek
- A dolgozók gyakran több feladatot is végeznek az értekezleten, és ennek az esélye megnő, ahogy egy értekezlet elhúzódik.
- Nem minden többfeladatos munka rossz, és a "pozitív többfeladatos" javíthatja a termelékenységet.
- A távoli munkaplatformok olyan új funkciókat adhatnak hozzá, amelyek az értekezlet szempontjából releváns feladatok felé ösztönzik a dolgozókat.
Ha távolról dolgozik, jó eséllyel több feladatot is végzett egy megbeszélésen az elmúlt héten – és alig vagy egyedül.
A Microsoft által kiadott új dokumentum számokkal jelzi a problémát. Míg a többfeladatos munka ritka volt a rövid, kis megbeszéléseken, az egy óránál tovább húzódó megbeszéléseken szinte univerzális szintre emelkedett. Ez azonban nem rossz hír: a Microsoft Teams használatára összpontosító lap számos módszert javasol a dolgozók figyelmének javítására.
"A FocusAssist for Windows már kiszállításra került, és itt óriási segítség lehet" - mondta Dr. Mary Czerwinski, a Microsoft partnerkutatója és kutatási menedzsere e-mailben. "A fókuszidő ütemezése a Cortanán keresztül egy másik elérhető lehetőség az Outlookban."
Mit tegyen egy távmunkás?
A többfeladatos munkavégzést az értekezleten gyakran durvanak vagy kontraproduktívnak tekintik, és a lap megállapította, hogy ez néha igaznak is bizonyult. A kutatók azonban egy összetettebb ponton vitatkoznak. Nem minden többfeladatos munka negatív, és eszközöket lehet használni a távoli dolgozók pozitív eredmények felé terelésére.
A résztvevők egy névtelen naplóban részletezték a pozitív multitasking előnyeit. "Kevésbé frusztráltak az olyan találkozók, amelyek nem voltak túl hasznosak számomra" - mondta az egyik.
Mások azt mondták, hogy értékelik azt a döntést, hogy odafigyelnek, amikor szükséges, majd máshová összpontosítanak, ha nem. A résztvevők elmondták, hogy a többfeladatos munka segített nekik megtalálni az értekezlet szempontjából releváns információkat, például kapcsolódó fájlokat vagy e-mail-váltásokat.
… egy nyögést kiváltó 80 perces maraton több mint hatszor nagyobb valószínűséggel ösztönzi a többfeladatos munkát.
Dr. Czerwinski elmondta, hogy a Microsoft Teams vagy Windows rendszert használó távoli dolgozók a Focus Assist és a Focus Time szolgáltatáshoz fordulhatnak, hogy eltávolítsák a megbeszélés szempontjából nem releváns zavaró tényezőket, és időt szakítsanak arra, hogy konkrét feladatokra összpontosítsanak. A lap minden olyan eszközt előnyben részesít, amely félreállítja a dolgozók figyelmét a megbeszélések során támasztott külső igényeket.
A távoli munkaplatformok új, jobb funkciói még tovább is bátoríthatják a pozitív többfeladatos munkavégzést. A cikk egy értekezlet-specifikus „fókusz üzemmódot” javasol, amely segíti a dolgozókat az értekezlet szempontjából releváns módon több feladat elvégzésében, például az e-mailek vagy fájlok megnyitásában az értekezlet felületén egy másik ablak vagy program helyett. Ez ösztönözné a pozitív többfeladatos munkát, miközben kiküszöböli a más programokban fellelhető zavaró tényezőket.
A kutatók olyan továbbfejlesztett napirendi eszközöket is javasolnak, amelyek lehetővé teszik a dolgozóknak, hogy korán elhagyják az értekezletet, vagy a megbeszélés közepén csatlakozzanak, ha az értekezletnek csak egy része releváns. Ezzel minden figyelem fő ellensége leküzdhet: hosszú, unalmas találkozók.
A távmunkások hosszú találkozókon vesznek részt
A többfeladatos munkavégzés nem volt különösebben gyakori, ha az összes megbeszélést összesítették: az értekezletek körülbelül 30%-a tartalmazott e-mailes többfeladatos munkát, és nagyjából 24%-uk látott többfeladatos fájlkezelést.
De ez megváltozott az időtartammal. Nem meglepő módon a 20 percnél rövidebb megbeszéléseken kevés volt a többfeladatos munkavégzés, de megdöbbentő gyorsasággal felgyorsultak, mint a találkozó drogja.
Egy 20-40 perces megbeszélésen majdnem kétszer akkora valószínűséggel fordultak elő, hogy a résztvevők más munkáért tülekedjenek, a nyögést kiváltó 80 perces maratonon pedig hatszor nagyobb valószínűséggel fordulnak elő, hogy a dolgozók elzavarják.
Az értekezlet mérete – ahogyan a résztvevők száma is – szintén döntő volt. Az egy-egy találkozó ösztönözte a legkevésbé a többfeladatos munkát, és egy harmadik személy alig változtatta meg az eredményt. De valószínűvé vált, hogy más feladatokba merüljön, ahogy egyre több arc jelent meg egy videohívásban. A többfeladatos munkavégzés több mint kétszer nagyobb valószínűséggel fordult elő egy 10 vagy több fős találkozón.
Az egyik résztvevő részletes motivációt adott. „A nagy összejöveteleken, például a városházán, hajlamos vagyok megállni és hallgatni, ha valami érdekeset mondanak el” – mondta a résztvevő. "Az idő hátralévő részében úgy tűnik, egyáltalán nem a munkára koncentrálok."
Az adatok egy másik gyengébb, de meglepőbb eredményt is tartalmaztak: a tervezett találkozók rossz hír. Egy tervezett találkozó körülbelül másfélszer nagyobb valószínűséggel ösztönözte a többfeladatos munkát, mint egy ad hoc találkozó. A tervezett találkozók közül az ismétlődő találkozók voltak a legtermékenyebb okok a figyelemelterelésre.
"A távoli értekezletek ütemezése és felépítése jelentősen összefügg azzal, hogy az emberek mikor és milyen mértékben osztják meg figyelmüket" - zárja a lap. Tehát mielőtt megnyomná a küldés gombot egy órás megbeszélésre, gondolja át újra – hacsak nem szeretne időt hagyni munkatársainak a beérkező levelek kiürítésére.
