Amikor az Outlook alkalmazásban megbeszélést ütemez be egy másik személlyel vagy embercsoporttal, egy meghívó e-mailt kap az értekezlet részleteivel. Ebből az e-mailből elfogadhatják vagy elutasíthatják a találkozó meghívását. Az Outlook hozzáadja az értekezletet az Outlook-naptárhoz, nyomon követi a résztvevők válaszait, és emlékeztetőt küld az értekezlet kezdete előtt.
A cikkben található utasítások az Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 és Outlook 2013 programra vonatkoznak.
Hogyan kell naptári meghívót küldeni az Outlookban
Íme, hogyan ütemezhet be egy értekezletet az Outlookban:
-
Válassza ki a Home tab.
Image -
Válasszon Új elemek > Találkozás.
Alternatív megoldásként nyomja meg a Ctrl+Shift+Q.
Image -
Az értekezlet meghívójában írja be az értekezlet leírását a Title szövegmezőbe.
Image -
A Kötelező szövegmezőbe írja be minden olyan résztvevő e-mail címét, akinek részt kell vennie az értekezleten. Az Outlook 2016-ban és 2013-ban írja be az e-mail címeket a To szövegmezőbe.
Ha névjegyeket szeretne kiválasztani a címjegyzékből, válassza a Kötelező, Opcionális vagy a To lehetőséget..
Image -
A Opcionális szövegmezőbe írja be azoknak az e-mail címét, akiknek részt szeretne venni az értekezleten, de ne kérje meg tőlük.
Image -
Válasszon kezdési és befejezési időpontot a találkozóhoz.
Image -
Ha egy teljes napot ki szeretne zárni a naptárából a találkozó számára, válassza az All day lehetőséget.
Image -
A Hely szövegmezőbe írja be, hogy hol tartja a megbeszélést.
Image -
A Message területen adjon meg egyéb információkat, amelyeket a résztvevőknek tudniuk kell az értekezlet előtt, és csatoljon minden olyan fájlt, amelyet ellenőrizni szeretne.
Fájl csatolásához az értekezlet-meghívóhoz válassza a Beszúrás lapot, majd válassza a Fájl csatolása lehetőséget. A OneDrive-on lévő dokumentumra mutató hivatkozás hozzáadásához válassza a Link legördülő nyilat.
Image -
Alapértelmezés szerint, amikor megbeszélési meghívót küld az Outlook programban, a meghívó válaszkérést is tartalmaz, és lehetőséget ad a címzettnek, hogy új időpontot javasoljon az értekezletre. A beállítások módosításához válassza a Meeting lapot, majd válassza a Response Options lehetőséget.
Image -
Válasszon Küldés.
Ha megváltozik az ütemezése, vagy ha a résztvevőknek más tervet kell készíteniük, vagy mondják le az értekezletet, vagy ütemezzék át.
Image
Hogyan hozzunk létre ismétlődő találkozót
Az Outlook lehetővé teszi az ismétlődő megbeszélések beállítását is. Használja ezt a lehetőséget az olyan összejövetelek esetében, amelyeket hetente, hónapban vagy más időszakban szeretne megismételni. Egy ismétlődő találkozó esetén csak egyszer kell megadnia a részleteket, és a beállított időköznek megfelelően az összes jövőbeli eseményt felveszi a naptárába.
-
Válassza ki a Home lapot, majd válassza az New Items > Meeting.
Image - Az értekezlet meghívójában adja meg a címet, a kötelező résztvevőket, az opcionális résztvevőket, a helyet, és egy üzenetet, amely leírja az értekezlet célját.
-
Válassza ki a Ismétlődő. lehetőséget
Az Outlook 2016-ban és 2013-ban válassza ki a Meeting > Recurrence.
Image -
Megnyílik az Appointment Recurrence párbeszédpanel. Adja meg az értekezlet kezdési idejét, befejezési idejét és időtartamát.
Image -
A Ismétlődési minta részben válassza ki, hogy a találkozó mikor ismétlődjön meg. Például egy szokásos heti találkozó, amely minden hétfőn lesz.
Image -
A Ismétlődési tartomány részben válassza ki, hogy az ismétlődő értekezletek mennyi ideig folytatódjanak. Megadhatja, hogy egy ismétlődő értekezlet egy adott napon vagy bizonyos számú előfordulás után mondjon le. Válassza a Nincs befejezési dátum lehetőséget, ha nem szeretné, hogy az értekezlet lejárjon.
Image -
Válassza ki a következőt: OK.
Image -
Az értekezlet-meghívóban válassza a Küldés lehetőséget.
Image
Az Ütemezési Asszisztens használata megbeszélés létrehozásához
Ha a Microsoft 365-öt használja munkahelyén, és Exchange-felhasználó, használja az Ütemezési Asszisztenst, hogy megtalálja a legmegfelelőbb időpontot egy megbeszélés ütemezésére másokkal. Amikor megnyitja az Ütemezési asszisztenst, látni fogja az értekezletre meghívott személyek naptárát.
Az Ütemezési asszisztens használatához hozzon létre meghívót az értekezletre, majd válassza ki a Meeting lapot > Ütemezési asszisztens.
Hogyan tekintheti meg a találkozót az Outlook naptárában
Miután létrehoz vagy elfogad egy értekezletet, az a dátum és idő információi alapján megjelenik az Outlook naptárában. Így találhatja meg a közelgő eseményeket.
- Válassza ki a Nézetváltót, majd válassza a Calendar.
- Az értekezlet megtalálásához görgessen végig a naptárban, vagy használja a keresőmezőt, és írja be az értekezlet címét.
-
Az értekezlet részleteinek megtekintéséhez kattintson duplán a naptárelemre.
Image -
A válaszok megtekintéséhez válassza a Tracking lapot. A Response oszlop azt mutatja, hogy mely résztvevők fogadták el az értekezlet meghívását, és melyek nem válaszoltak.
Image -
Ha egy résztvevőtől szóbeli elfogadást kapott, válassza a Nincs, majd az Elfogadva, Elutasítva lehetőséget., vagy Bizonyos választ adott.
Image - Ha végzett, zárja be az értekezlet-meghívást.
Hogyan adjunk embereket egy meglévő találkozómeghívóhoz
Beállíthat egy értekezletet, és később több résztvevőt is meghívhat (például ha felvesz egy másik alkalmazottat, és fel szeretné venni őket a rendszeres személyzeti értekezletekre). Így hívhat meg új résztvevőket egy olyan megbeszélésre, amelyet már beállított.
- Keresse meg a találkozót a naptárában.
- Kattintson duplán az értekezlet elemére.
-
Válassza ki az Ütemezési asszisztens lapot > Részvevők hozzáadása.
Image -
A Részvevők és erőforrások kiválasztása párbeszédpanelen válassza ki a résztvevő nevét.
Image -
Válassza ki a Kötelező vagy a Opcionális lehetőséget, hogy jelezze, hogy a résztvevőnek részt kell vennie az értekezleten, vagy nem kötelező a részvétel.
Image -
Válassza ki a következőt: OK.
Image -
A résztvevő most megjelenik az Ütemezési asszisztens Összes résztvevő listáján.
Image -
Válassza ki a Frissítés küldése.
Image
