Mit érdemes tudni
- Először is rendezze az adatokat egyetlen Excel-lapba.
- Következő lépésként a Wordben válassza ki a Levelezések > Készítő indítása > típust. Levelek > Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata > Nyissa meg a lapot.
- Végül egyesítse a mezőket a Wordben a Levelezések > Insert Merge Field címre kattintva. Válasszon ki egy mezőt, és nyomja meg a Insert.
Ez a cikk elmagyarázza, hogyan használhatja a körlevél funkciót a Microsoft Word és Excel programban Word-dokumentum szövegének egy adatforrás-dokumentummal, például táblázattal kombinálására. A cikkben található utasítások a Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 és Word 2010 verziókra vonatkoznak.
Az adatok előkészítése a körlevélhez
A Word egyesítő funkciója zökkenőmentesen működik az Excelből származó adatokkal. Bár a Wordben létrehozhat adatforrást, ezeknek az adatoknak a felhasználási lehetőségei korlátozottak. Ha levelezőlista-adatai vannak egy táblázatban, nem szükséges újra beírni az információkat a Word adatforrásába.
Speciális előkészületek nélkül bármilyen Excel-munkalapot használhat a Word körlevél-egyesítési funkciójában. A körlevél-összevonási folyamat hibáinak elkerülése érdekében azonban célszerű az adatokat a táblázatban rendszerezni.
Győződjön meg arról, hogy a táblázaton végrehajtani kívánt módosítások befejeződtek, mielőtt elkezdené a körlevélkészítést. Az egyesítés megkezdése után a módosítások hibákat okozhatnak a körlevélben.
A táblázat adatainak rendezése
Rendszerezze Excel-levelezőlista adatait sorokba és oszlopokba. Tekintsen minden sort egyetlen rekordnak, minden oszlopot pedig mezőnek, amelyet be fog szúrni a dokumentumba.
- Tegyen fel minden adatot egyetlen lapra: A körlevélhez használni kívánt levelezőlista-adatoknak egy lapon kell lenniük. Ha több munkalapon van szétszórva, egyesítse a lapokat, vagy hajtson végre több levelező egyesítést. Győződjön meg arról is, hogy a lapok egyértelműen vannak elnevezve, mivel ki kell választania a használni kívántat anélkül, hogy meg tudná nézni.
- Fejlécesor létrehozása: Hozzon létre egy fejlécsort a körlevélhez használni kívánt munkalaphoz. A fejlécsor olyan címkéket tartalmaz, amelyek azonosítják az alatta lévő cellákban található adatokat. Annak érdekében, hogy az Excel könnyebben meg tudja különböztetni az adatokat és a címkéket, használjon félkövér szöveget, cellaszegélyeket és cellaárnyékolást, amelyek egyediek a fejlécsorban. Győződjön meg arról is, hogy a kiválasztott fejlécek megegyeznek az egyesítési mezők nevével, ami szintén csökkenti a hibák előfordulásának valószínűségét.
- A numerikus adatok helyes formázása: Győződjön meg arról, hogy az olyan dolgok, mint az utcaszámok és az irányítószámok megfelelően vannak formázva úgy, ahogyan a körlevél-összevonás befejezése után megjelenniük kell. A számok helytelen formázása hibákat okozhat az egyesítés során.
A körlevél címzettlistájának megadása
A következőképpen társíthatja a levelezőlistát tartalmazó Excel-munkalapot a Word-dokumentumhoz:
-
A Wordben nyissa meg a körlevél-sablonként használni kívánt dokumentumot. Ez lehet egy új vagy egy meglévő dokumentum. Válassza a Levelezések > Kivonat indítása.
Image -
Válassza ki a futtatni kívánt egyesítés típusát. A lehetőségek a következők:
- Levelek
- E-mail üzenetek
- Borítékok
- Levelek
- Könyvtár
Ha úgy tetszik, a Körlevél varázslót is használhatja a körlevél létrehozásához. Ebben a példában végigvezetjük a körlevél manuális létrehozásának lépéseit.
-
Ezután lépjen a Levelezések fülre, és válassza a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata.
Image - Navigáljon a körlevélhez elkészített Excel-fájlhoz, és válassza ki azt, majd válassza a Megnyitás.
-
Ha a Word kéri, válassza a Sheet1$ > OK. lehetőséget.
Ha az Excel rendelkezik oszlopfejlécekkel, jelölje be az Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet.
Készítési dokumentum létrehozása vagy szerkesztése
Miután az Excel-táblázatot csatlakoztatta a Wordben létrehozandó körlevél-dokumentumhoz, ideje szerkeszteni a Word-dokumentumot.
Jelenleg nem módosíthatja az adatforrást az Excelben. Az adatok módosításához zárja be a dokumentumot a Wordben, mielőtt megnyitná az adatforrást az Excelben.
Egyesítési mezők beszúrása a dokumentumba
A Wordben válassza a Levelezések > Insert Merge Field lehetőséget, hogy információkat gyűjtsön be a táblázatból a dokumentumba. Válassza ki a hozzáadni kívánt mezőt (utónév, vezetéknév, város, állam vagy egyéb), majd válassza a Insert.
Készítőlevél-dokumentumok megtekintése
A Word nem viszi át a formázást az adatforrásból, amikor egyesítési mezőket szúr be a dokumentumba. Ha olyan formázást szeretne alkalmazni, mint a dőlt, félkövér vagy aláhúzás, tegye ezt a Wordben.
A mezőket tartalmazó dokumentum megtekintésekor válassza ki a dupla nyilat annak a mezőnek a két oldalán, ahol alkalmazni szeretné a formázást. Amikor az egyesített adatokat tekinti meg a dokumentumban, jelölje ki a módosítani kívánt szöveget.
A formázási módosítások az összes összevont dokumentumon keresztül megtörténnek, nem csak az egyesített dokumentumon, amelyben módosította.
Az egyesített dokumentumok előnézete
Az egyesített dokumentumok előnézetének megtekintéséhez nyissa meg a Levelezések > Preview Results. Ez a gomb váltókapcsolóként működik, tehát ha csak a mezőket akarja megtekinteni, és nem a bennük lévő adatokat, nyomja meg újra.
A Levelezések lapon található gombok segítségével navigáljon az egyesített dokumentumok között. Ezek balról jobbra: Első felvétel, Előző rekord, Ugrás a felvételhez,Next Record és Utolsó felvétel.
Mielőtt egyesíti a dokumentumokat, tekintse meg mindegyik előnézetét, vagy annyit, amennyit csak tud, hogy ellenőrizze, hogy minden megfelelően egyesült-e. Fordítson különös figyelmet az egyesített adatok körüli írásjelekre és szóközökre.
A körlevél-dokumentum véglegesítése
Ha készen áll a dokumentumok egyesítésére, két lehetőség közül választhat:
- Dokumentumok nyomtatása: A dokumentumok egyesítése a nyomtatóval. Ha ezt a lehetőséget választja, a dokumentumok változtatás nélkül kerülnek a nyomtatóra. Ehhez válassza a Levelezések> Finish & Merge > Dokumentumok nyomtatása.
- Egyedi dokumentumok szerkesztése: Ha a dokumentumok egy részét vagy mindegyikét személyre kell szabnia (egy másik lehetőség, ha megjegyzésmezőt kell hozzáadnia az adatforráshoz a személyre szabott jegyzetekhez), vagy más módosításokat a nyomtatás előtt, szerkessze az egyes dokumentumokat. Ehhez válassza a Levelezések > Befejezés és egyesítés > Egyedi dokumentumok szerkesztése
Bármelyik módszert is választja, megjelenik egy párbeszédpanel, ahol megmondhatja a Word-nek, hogy egyesítse az összes rekordot, az aktuális rekordot vagy egy rekordtartományt. Válassza ki a nyomtatni kívánt rekordokat, majd válassza a OK.
Ha össze akar vonni egy tartományt, írja be az egyesítésbe bevonni kívánt rekordok kezdő és végső számát, majd válassza az OK lehetőséget.
