Az adatok első helyes bevitele a táblázatba elkerüli a későbbi problémákat, és megkönnyíti az Excel számos eszközének és szolgáltatásának, például képletek és diagramok használatát. Ez az oktatóanyag az adatok táblázatkezelő programokba, például Excel, Google Táblázatok és Open Office Calc programba történő bevitelének alapvető tudnivalóit és tiltásait ismerteti.
A cikkben található utasítások az Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Mac, Excel for Microsoft 365 és Excel Online.
Excel adatbeviteli áttekintés
Az Excel munkalapok hatékony elemzőeszközök, amelyek nagy mennyiségű adatot tárolnak. Győződjön meg arról, hogy adatai megfelelően jelennek meg és elemezték őket az Excel adatbeviteli bevált módszereinek használatával.
Ezek a legfontosabb teendők és mit nem szabad szem előtt tartani az Excel használatakor:
- Ne tervezze meg a táblázatát.
- Ne hagyjon üres sorokat vagy oszlopokat a kapcsolódó adatok megadásakor.
- Tegye gyakran mentse, és két helyen mentse.
- Ne használjon számokat oszlopfejlécként, és ne szerepeltessen mértékegységeket az adatokkal.
- Ne használjon cellahivatkozásokat és elnevezett tartományokat a képletekben.
- Ne ne hagyja feloldva a képleteket tartalmazó cellákat.
- Ne rendezze az adatokat.
Tervezd meg a táblázatodat
Amikor adatokat ír be az Excelbe, célszerű megtervezni a gépelés megkezdése előtt. Döntse el, hogyan fogja használni a munkalapot, milyen adatokat tartalmazzon, és mit tegyen ezekkel az adatokkal. Ezek a döntések jelentősen befolyásolják a munkalap végső elrendezését.
A gépelés előtti tervezéssel később időt takarít meg, ha a táblázatot át kell rendezni a hatékonyabbá tétel érdekében.
Íme néhány szempont, amelyeket figyelembe kell venni az Excel-munkafüzetek tervezésekor:
- Mi a táblázat célja?
- Mennyi adatot fog tárolni a táblázat?
- Szükségesek diagramok?
- Kinyomtatják a táblázatot?
Bottom Line
A táblázat célja meghatározza az adatok helyét, mivel a legkritikusabb információknak láthatónak és könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük. Ha az adatok számítást igényelnek, a számítások határozzák meg, hogy mely képletekre és függvényekre van szükség, és hová kell beírni a képleteket.
Mennyi adatot fog tárolni a táblázat?
A táblázatban eredetileg tárolt adatmennyiség, és a későbbiekben hozzáadott adatmennyiség határozza meg a munkafüzethez szükséges munkalapok számát.
Íme néhány tipp:
- Ne terjessze túl sokat az adatait. Ha több munkalap is tartalmaz adatokat, nehéz lehet konkrét információkat találni. Ezenkívül a több munkalapra vagy munkafüzetre kiterjedő számítások hatással vannak az Excel teljesítményére.
- Nagy munkalapok esetén a jelentős oszlopösszegeket az oszlopfejlécek felett jelenítse meg, ne a munkalap alján, hogy gyorsan megtalálja az összefoglaló információkat.
Szükségesek diagramok?
Ha az adatok egészét vagy egy részét diagramon vagy diagramokon használják fel, az befolyásolhatja az információk elrendezését.
A diagramok használatakor kövesse az alábbi bevált módszereket:
- A diagram típusától függően előfordulhat, hogy az adatokat eltérően kell csoportosítani. Például hozzon létre egy összefoglaló területet a kördiagramokhoz.
- Nagy táblázatok esetén helyezze át a diagramokat külön oldalakra, hogy a munkalapok ne legyenek tele adatokkal és képekkel.
Kinyomtatják a táblázatot?
Az adatok rendszerezése az adatok nyomtatásának módjától függ. Az összes adatot kinyomtatják, vagy csak az adatok egy részét? Az adatok álló vagy fekvő elrendezésben lesznek kinyomtatva?
A munkalapok nyomtatásakor tartsa szem előtt az alábbi tippeket:
- Ha a munkalapot álló nézetben nyomtatja Letter méretű papírra (8,5" x 11"), az adatok nagy részét néhány oszlop alatti sorokban helyezze el. Így a fejlécek egy lapon láthatók.
- Ha a munkalapot több lapra nyomtatja, nyomtasson oszlopfejlécet minden oldal tetejére. Az oszlopfejlécek áttekintést adnak az adatokról, és könnyebben hozzáférhetővé és könnyebben olvashatóvá teszik az adatokat.
- Ha több adatoszlopot nyomtat, használjon fekvő elrendezést, hogy az összes címsor egy oldalon maradjon. Ismételten, ha több lapra van szükség, nyomtassa ki az oszlopfejléceket minden oldal tetejére.
- Ha a munkalap diagramokat tartalmaz, helyezze át a diagramokat egy külön lapra a munkafüzet kinyomtatása előtt.
Ne hagyjon üres sorokat vagy oszlopokat a kapcsolódó adatok megadásakor
Az adattáblázatokban vagy a kapcsolódó adattartományokban lévő üres sorok vagy oszlopok megnehezítik az Excel számos funkciójának, például diagramok, kimutatástáblázatok és speciális funkciók megfelelő használatát.
Még az adatokat tartalmazó sorban vagy oszlopban lévő üres cellák is problémákat okozhatnak, amint az az alábbi képen is látható.
Az üres szóközök hiánya segít az Excelnek felismerni és kiválasztani a kapcsolódó adatokat, amikor számos funkciót, például rendezést, szűrést vagy automatikus összegzést használ.
Ha fel szeretné osztani az adatokat a könnyebb olvashatóság érdekében, használjon szegélyeket, vagy formázza meg a fejléceket és címkéket. Használjon vizuális jeleket, például félkövér szöveget, vonalakat és cellaszínt az adatok elkülönítésére és kiemelésére.
Kövesse ezeket a tippeket, ha sorokban és oszlopokban lévő adatokkal dolgozik:
- Helyezzen el egy leíró címsort a táblázat első oszlopának tetején, alatta az adatokkal.
- Ha egynél több adatsor van, sorolja fel azokat egymás után oszlopokba (balról jobbra) úgy, hogy az egyes adatsorok címe legyen fent.
Bottom Line
A kapcsolódó adatok egyben tartása alapvető fontosságú, de a nem kapcsolódó adattartományok elkülönítése is hasznos. Hagyjon üres oszlopokat vagy sorokat a különböző adattartományok vagy más adatok között a munkalapon, hogy az Excel a megfelelő kapcsolódó tartományokat vagy adattáblázatokat válassza ki.
Mentse gyakran
A munkája gyakori mentésének fontosságát nem lehet túlhangsúlyozni vagy túl gyakran kijelenteni. Ha webalapú táblázatot, például Google Táblázatokat vagy Excel Online-t használ, a mentés nem jelent problémát. Ezek a programok nem rendelkeznek mentési lehetőséggel. Ehelyett a táblázatok automatikusan mentésre kerülnek felhőfiókjába az Automatikus mentés funkcióval.
Asztali táblázatkezelő programok esetén két-három változtatás után mentse el munkáját. Például mentse az adatok hozzáadása, az oszlopfejlécek formázása vagy a képlet megadása után. Legalább két-három percenként mentse el a munkáját.
Noha a számítógépek és a számítógépes szoftverek stabilitása az idő múlásával drasztikusan javult, a szoftverek továbbra is összeomlanak, áramkimaradások történnek, és mások néha megbotlik a tápkábelben, és kihúzzák a fali aljzatból. És amikor baleset történik, az adatvesztés növeli a munkaterhelést, miközben rekonstruálja a már elvégzett dolgokat.
Az Excel rendelkezik egy Automatikus mentés funkcióval, amely általában nagyon jól működik, de nem szabad teljesen rá hagyatkozni. Szokjon rá, hogy adatait gyakori mentésekkel védje.
Parancsikon a mentéshez
Nem kell az egeret a szalagra mozgatnia, és nem kell ikonokra kattintania a munka mentéséhez. Ehelyett szokja meg a megtakarítást a billentyűkombináció használatával. Ha el szeretné menteni a munkalapot, nyomja meg a Ctrl+ S.
Spóroljon két helyen
Az is fontos, hogy adatait két különböző helyre mentse. A második hely egy tartalék. A legjobb biztonsági másolat az eredetitől eltérő fizikai helyen található.
A munkafüzetek biztonsági másolatának mentésekor fontolja meg a fájlok felhőalapú fiókjába való mentését. Ha a munkafüzeteket a számítógépén és a felhőben tárolja, akkor nem csak biztonsági másolata lesz a felhőben, hanem a felhő redundáns biztonsági mentésekkel is rendelkezik, ami azt jelenti, hogy adatait több szerveren tárolják.
Felhő alapú biztonsági mentések
Ismét, a biztonsági mentésnek nem kell időigényes feladatnak lennie.
Ha a biztonság nem jelent problémát, például ha a munkalap a DVD-k listája, akkor valószínűleg elegendő, ha e-mailben elküldi magának egy másolatot. Ha a biztonság problémát jelent, a felhőalapú tárolás is választható.
Online táblázatok esetében a program tulajdonosai biztonsági másolatot készítenek szervereikről, és ez magában foglalja az összes felhasználói adatot. De a biztonság kedvéért töltse le a fájl másolatát a számítógépére.
Ne használjon számokat oszlopfejlécként, és ne foglaljon egységeket az adatokkal
Használjon fejléceket az oszlopok tetején és a sorok elején az adatok azonosításához, a címsorok egyszerűbbé teszik a műveleteket, például a rendezést. De ne használjon címsorként olyan számokat, mint például a 2012, 2013 és így tovább.
Amint a fenti képen látható, a számokat tartalmazó oszlop- és sorfejlécek véletlenül belekerülhetnek a számításokba. Ha a képletek olyan függvényeket tartalmaznak, amelyek automatikusan kiválasztják a függvény argumentumának adattartományát, például az AutoSum, az oszlopfejlécekben szereplő számok problémát okoznak.
Általában az ilyen funkciók, amelyek magukban foglalják az AutoMaxot és az AutoAverage-t is, először számoszlopokat keresnek, majd balra keresnek egy számsort. A számokat tartalmazó fejlécek belekerülnek a kiválasztott tartományba.
A sorfejlécként használt számok összetéveszthetők egy másik adatsornak, ha egy diagram tartományának részeként vannak kiválasztva, nem pedig tengelycímkékként.
Formázza a számokat a fejléccellákban szövegként, vagy hozzon létre szöveges címkéket úgy, hogy minden szám elé egy aposztrófot (') ír, például '2012 és '2013. Az aposztróf nem jelenik meg a cellában, de a számot szöveges adattá változtatja.
Mértékegységek megtartása a címsorokban
Ne írjon be pénznemet, hőmérsékletet, távolságot vagy más mértékegységeket a számadatokat tartalmazó cellákba. Ha így tesz, előfordulhat, hogy az Excel vagy a Google Táblázatok minden adatát szövegként tekinti meg.
Ehelyett az oszlop tetején lévő címsorokba helyezzen egységeket, hogy azok szöveges formátumúak legyenek, és ne okozzanak problémát.
Szöveg balra, számok jobbra
Gyorsan megtudhatja, hogy vannak-e szöveges vagy számadatok, ha ellenőrzi az adatok igazítását egy cellában. Alapértelmezés szerint a szöveges adatok az Excelben és a Google Táblázatokban balra, a számadatok pedig jobbra vannak igazítva egy cellában.
Bár ez az alapértelmezett igazítás módosítható, a formázást az összes adat és képlet megadása után kell alkalmazni. Az alapértelmezett igazítás támpontot ad, hogy az adatok helyesen vannak-e formázva a munkalapon.
Százalék- és pénznemszimbólumok
Az adatok munkalapba történő bevitelének legjobb módja az, hogy beírja a sima számot, majd formázza a cellát a szám helyes megjelenítéséhez, például százalékban vagy pénznemben.
Az Excel és a Google Táblázatok felismerik azokat a százalékszimbólumokat, amelyek a számmal együtt egy cellába vannak beírva. Ezek az alkalmazások elfogadják az általános pénznemszimbólumokat is, például a dollárjelet ($) vagy a brit font szimbólumot (£), ha beírja őket egy cellába a számadatokkal együtt, de más pénznemszimbólumokat, például a dél-afrikai randot (R) is elfogadják., szövegként értelmeződik.
Az esetleges problémák elkerülése érdekében írja be az összeget, majd formázza a cellát pénznemre a pénznem szimbólumának begépelése helyett.
Használjon cellahivatkozásokat és elnevezett tartományokat a képletekben
Mind a cellahivatkozások, mind a megnevezett tartományok használhatók és kell is használni a képletekben, hogy a képletek és a teljes munkalap hibamentesek és naprakészek legyenek.
A cellahivatkozások egy cella oszlopbetűjének és sorszámának kombinációi, például A1, B23 és W987. A cellahivatkozások azonosítják az adatok helyét a munkalapon.
Egy elnevezett tartomány vagy meghatározott név hasonlít a cellahivatkozáshoz, mivel egy cella vagy cellatartomány azonosítására szolgál a munkalapon.
Adatok hivatkozása a képletekben
A képleteket az Excel olyan számítások elvégzésére használja, mint az összeadás vagy kivonás.
Ha a tényleges számok a következő képletekben vannak:
=5 + 3
Minden alkalommal, amikor az adatok megváltoznak, módosítania kell a képletet. Tehát ha az új számok 7 és 6, a képlet a következő lesz:
=7 + 6
Ha az adatokat a munkalap celláiba írja be, akkor a számok helyett cellahivatkozásokat vagy tartományneveket használjon a képletben.
Ha beírja az 5-ös számot az A1 cellába és a 3-at az A2 cellába, a képlet a következő lesz:
=A1 + A2
Az adatok frissítéséhez módosítani kell az A1 és A2 cellák tartalmát, de a képletet meg kell hagyni. Az Excel automatikusan frissíti a képlet eredményeit.
Ez a módszer akkor hasznos, ha a munkalap bonyolult képleteket tartalmaz, és ha több képlet hivatkozik ugyanarra az adatra. Ezután csak egy helyen módosítja az adatokat, ami viszont frissíti a rájuk hivatkozó képleteket.
A cellahivatkozások és az elnevezett tartományok biztonságosabbá teszik a munkalapokat azáltal, hogy megvédik a képleteket a véletlen módosításoktól, miközben a változó adatcellákat hozzáférhetővé teszik.
Bottom Line
Az Excel és a Google Táblázatok másik jellemzője, hogy a cellahivatkozások vagy a tartománynevek képletbe írhatók rámutatással, ami azt jelenti, hogy egy cellára kell kattintani a hivatkozás képletbe történő beviteléhez. A mutatás csökkenti a rossz cellahivatkozás beírásából vagy a tartománynév elírásából eredő hibák lehetőségét.
Használjon elnevezett tartományokat az adatok kiválasztásához
A kapcsolódó adatok egy részének elnevezése megkönnyíti a rendezendő vagy szűrendő adatok kiválasztását.
Ha egy adatterület mérete megváltozik, szerkessze az elnevezett tartományt a Névkezelővel.
Ne hagyja feloldva a képleteket tartalmazó cellákat
Miután annyi időt töltöttek a képletek helyesbítésével és a megfelelő cellahivatkozások használatával, sokan elkövetik azt a hibát, hogy a képleteket ki vannak téve a véletlen vagy nem szándékos változtatásoknak.
Zárolja a képleteket tartalmazó cellákat, ha cellahivatkozásokat vagy elnevezett tartományokat használ. Ha szükséges, védje jelszóval a cellákat a biztonságuk érdekében.
Ugyanakkor hagyja feloldva az adatokat tartalmazó cellákat, hogy a felhasználók módosíthassák és naprakészen tarthassák a táblázatot.
Egy munkalap vagy munkafüzet védelme kétlépéses folyamat:
- Győződjön meg arról, hogy a megfelelő cellák vannak zárolva.
- Védje meg a munkalapot jelszó hozzáadásával.
Rendezd az adatokat
A beírása után rendezze az adatokat. A kis mennyiségű rendezetlen adatokkal való munkavégzés az Excelben vagy a Google Táblázatokban általában nem jelent problémát, de ahogy a táblázat növekszik, egyre nehezebb lesz hatékonyan dolgozni vele.
A rendezett adatok könnyebben megérthetők és elemezhetők. Egyes funkciók és eszközök, például a VLOOKUP és a SUBTOTAL, rendezett adatokat igényelnek a pontos eredmények eléréséhez.
Sőt, rendezze adatait különböző módokon, hogy felismerje az elsőre nem nyilvánvaló trendeket.
Válassza ki a rendezendő adatokat
Az Excelnek tudnia kell a rendezendő pontos tartományt, és azonosítani kell a kapcsolódó adatok területeit, ha vannak:
- Nincsenek üres sorok vagy oszlopok a kapcsolódó adatok területén.
- Üres sorok és oszlopok a kapcsolódó adatok területei között.
Az Excel azt is meghatározza, hogy az adatterület rendelkezik-e mezőnevekkel, és kizárja azt a sort a rendezésből.
Azonban annak engedélyezése, hogy az Excel kiválaszthassa a rendezési tartományt, kockázatos lehet, különösen nagy mennyiségű, nehezen ellenőrizhető adat esetén.
Használjon neveket az adatok kiválasztásához
A megfelelő adatok kiválasztásának biztosításához jelölje ki a tartományt a rendezés megkezdése előtt. Ha azt tervezi, hogy ugyanazt az adattartományt ismételten rendezi, a legjobb módszer, ha nevet ad neki.
Egy elnevezett adattartomány rendezésekor írja be a nevet a Névmezőbe, vagy válassza ki a kapcsolódó legördülő listából. Az Excel automatikusan kiemeli a megfelelő adattartományt a munkalapon.
Rejtett sorok és oszlopok rendezése
Az Excel nem tartalmazza a rejtett adatsorokat és -oszlopokat a rendezés során, ezért ezeket a sorokat és oszlopokat fel kell tüntetni a rendezés előtt. Például, ha a 7. sor el van rejtve egy sorba rendezendő adattartományon belül, akkor a 7. sor marad, és nem kerül át a rendezett adatok megfelelő helyére.
Ugyanez vonatkozik az adatoszlopokra is. A sorok szerinti rendezés magában foglalja az adatoszlopok átrendezését, de ha a B oszlop el van rejtve a rendezés előtt, akkor a rendezés után B oszlopként marad.
Számok tárolása számként
Ellenőrizze, hogy minden szám számként van-e formázva. Ha az eredmények nem olyanok, mint amire számítottál, akkor előfordulhat, hogy az oszlop szövegként tárolt számokat, nem pedig számokat tartalmazhat. Például az egyes számviteli rendszerekből importált negatív számokat vagy a kezdő aposztrófot (') a rendszer szövegként tárolja.
Ha az adatokat gyorsan rendezi a A-Z vagy Z-A gombbal, a dolgok rosszul sülhetnek el. Ha van egy üres sor vagy üres oszlopok az adatokban, akkor az adatok egy része rendeződik, mások pedig nem. A legegyszerűbb módja annak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megfelelő adattartományt választotta ki a rendezés előtt, ha nevet ad neki.
Ha egyetlen cella van kijelölve, az Excel kiterjeszti a kijelölést egy tartományra (akárcsak a Ctrl+ Shift+ 8 ), amelyet egy vagy több üres oszlop és sor határol. Ezután megvizsgálja a kiválasztott tartomány első sorát, hogy megállapítsa, tartalmaz-e fejléc-információt vagy sem.
Az oszlopfejléceknek szigorú irányelveknek kell megfelelniük, mielőtt az Excel fejlécként ismerné fel. Ha például üres cellák vannak a fejlécsorban, az Excel azt gondolhatja, hogy az nem fejléc. Hasonlóképpen, ha a fejléc sora ugyanúgy van formázva, mint az adattartomány többi sora, akkor előfordulhat, hogy az Excel nem ismeri fel a fejlécet. Ezenkívül, ha egy adattábla szövegből áll, és a fejléc nem tartalmaz mást, mint szöveget, az Excel nem ismeri fel a fejlécet; a fejlécsor ugyanúgy néz ki, mint egy másik adatsor az Excelben.
Az Excel csak a tartomány kiválasztása után rendezi, és az Excel meghatározza, hogy van-e fejléc. A rendezési eredmények attól függnek, hogy az Excel helyesen adta-e meg a tartomány kiválasztását és a fejlécsor meghatározását. Például, ha az Excel úgy gondolja, hogy nincs fejlécsor, akkor a fejléc az adatok törzsébe rendeződik.
Az adattartomány helyes felismerésének biztosításához használja a Ctrl+ Shift+ 8parancsikont, hogy megtudja, mit választ ki az Excel. Ha nem felel meg az elvárásainak, akkor módosítsa a táblázatban szereplő adatok karakterét, vagy válassza ki az adattartományt, mielőtt a Rendezés párbeszédpanelt használná.
A címsorok helyes felismerésének biztosításához használja a Ctrl+ Shift+ 8 parancsikont az adattartomány kiválasztásához, majd nézze meg az első sort. Ha a fejlécben vannak üres cellák az első sorban kijelöltek között, az első sor ugyanúgy van formázva, mint a második sor, vagy ha egynél több fejlécsort jelölt ki, akkor az Excel azt feltételezi, hogy nincs fejlécsor. Ennek kijavításához módosítsa a fejléc sort, hogy az Excel felismerje azokat.
Ha az adattáblázat többsoros fejléceket használ, az Excel nehezen tudja felismerni őket. A probléma súlyosbodik, ha arra számít, hogy az Excel üres sorokat tartalmaz a fejlécben; egyszerűen nem tudja automatikusan megtenni. A rendezés előtt azonban kiválaszthatja a rendezendő sorokat. Más szóval, legyen pontosan meghatározva, hogy az Excel mit szeretne rendezni; ne hagyja, hogy az Excel feltételezze Önt.
Dátumok és időpontok tárolása szövegként
Ha a dátum szerinti rendezés eredményei nem a vártnak bizonyulnak, a rendezési kulcsot tartalmazó oszlopban előfordulhat, hogy a dátumok vagy időpontok nem számként, hanem szöveges adatként vannak tárolva (a dátumok és időpontok formázott számadatok).
A fenti képen A. Peterson rekordja a lista végére került, amikor is a kölcsönzés dátuma 2014. november 5. alapján A. Wilson rekordja fölött kell lennie, ami szintén november 5. a kölcsönzés dátuma. A váratlan eredmények oka, hogy A. Peterson kölcsönzési dátumát szövegként tárolták, nem pedig számként.
Vegyes adatok és gyorsrendezések
A szöveges és számadatokat tartalmazó rekordok gyorsrendezése esetén az Excel külön rendezi a szám- és szövegadatokat, és a szöveges adatokat tartalmazó rekordokat a rendezett lista aljára helyezi.
Az Excel az oszlopfejléceket is belefoglalhatja a rendezési eredményekbe, és ezeket csak egy újabb szöveges adatsorként értelmezi, nem pedig az adattábla mezőneveiként.
Figyelmeztetések rendezése
A Rendezés párbeszédpanel használatakor, még az egy oszlopban történő rendezés esetén is, az Excel figyelmeztetést jeleníthet meg, hogy szövegként tárolt adatokkal találkozott, és a következő lehetőségeket kínálja:
- Rendezése bármit, ami számnak tűnik, számként.
- A számok és a szövegként tárolt számok külön rendezése.
Az első lehetőség a szöveges adatokat a rendezési eredmények megfelelő helyére helyezi. A második lehetőség a szöveges adatokat tartalmazó rekordokat a rendezési eredmények aljára helyezi, ugyanúgy, mint a gyors rendezéseknél.
