Sokféleképpen oszthat meg egy mappát az Outlook alkalmazásban másokkal. Sokkal könnyebbé teheti a csapattal vagy egy projekten végzett munkát, ha minden kommunikáció egy helyen van, és nagyszerű módja lehet a háztartási tevékenységek, a pénzügyek és még sok más kezelésének. Ismerje meg, hogyan hozhat létre megosztott Outlook mappákat és hogyan szervezheti meg munkáját.
Hozzá kell férnie az Exchange szerverhez. Csak így kezelheti vagy oszthatja meg Outlook mappáit.
Mappa megosztása az Outlook 2016-ban
A mappa megosztása előtt ellenőrizni szeretné, hogy az adminisztrátor engedélyezi-e ezt. Ha igen, akkor a következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlookot a szokásos módon.
- Keresse meg azt a mappát, amelyet meg szeretne osztani valakivel.
-
Ha megtalálta, kattintson jobb gombbal a mappára, majd válassza a Tulajdonságok
Image -
A tulajdonságok ablakában válassza a Permissions lapot.
Image - Válasszon Hozzáadás.
-
A szerveren található e-mail címek listájából válassza ki azt, amellyel meg szeretné osztani a mappát az Outlookban.
Image
Megosztott mappa megnyitása az Outlookban
Ha egy másik személy megosztott Önnel egy mappát, győződjön meg arról, hogy megadta a megfelelő engedélyeket. Valószínűleg e-mailben kap megosztási meghívót, és csak annyit kell tennie, hogy válassza a Nyissa meg ezt a Jegyzetek/Feladatok/Jegyzetek/Kapcsolatok/Naptár lehetőséget a bal felső sarokban.
Fontolja meg, hogy megtartja a meghívó e-mailt a megosztott mappához.
Ha törli a meghívó e-mailt, a megosztott tartalom továbbra is elérhető lesz számodra, csak néhány további lépésre van szükség. Csak válassza ki a Folder lapot, majd válassza a Megosztott naptár/Kapcsolatok/Journal/Notes/Tasks.
Ez működik az Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 és Outlook 2019 programokban
Megosztott mappa eltávolítása
Akár mappát oszt meg, akár eltávolít egy megosztott mappát, a folyamat nagyjából ugyanaz. Ha egy mappát megosztottak Önnel, a legegyszerűbb módja annak, hogy megszabaduljon tőle, ha megkéri a hozzáférést biztosító személyt, hogy vonjon vissza minden engedélyt.
Ha el kell távolítania valakit a megosztott mappa megtekintéséből, kövesse az alábbi néhány lépést:
- Kattintson jobb gombbal az Outlook megosztott mappájára, majd válassza a Properties.
- Válassza ki a Mappamegosztás lapot.
- Válassza ki, hogy melyik felhasználóval nem szeretné többé megosztani a mappát, majd válassza a Eltávolítás.
Engedélyszintek az Outlook megosztott mappáiban
Az engedélyekre vonatkozó irányelvek egész sorával korlátozható, hogy az emberek mit tehetnek egy megosztott mappában.
Nyissa meg az Outlookot, kattintson jobb gombbal a megosztani kívánt mappára, majd válassza a Properties > Permissions lehetőséget. Innen válassza ki az Engedélyezési szint legördülő menüt, és válasszon más szintet minden olyan személyhez, akivel megoszthatja a mappát.
Ha például a Tulajdonos lehetőséget választja, az illető bármit és mindent megtehet, de ha a Reviewer lehetőséget választja, az egyetlen dolog megtehetik, hogy elolvassák a tételeket, és semmi mást.
