Van egy hatalmas Excel-táblázata, amelyet nem tud felfogni?
Itt az ideje, hogy névjegyzékét Microsoft Access adatbázisba rendezze. Sokkal könnyebb, mint gondolná, és biztosan elégedett lesz az eredménnyel. Ez az oktatóanyag lépésről lépésre végigvezeti a teljes folyamaton. Ha nincs saját táblázata, és szeretné követni az oktatóanyagot, letöltheti az oktatóanyag létrehozásához használt Excel mintafájlt..
Új Access 2013 adatbázis létrehozása
Ha nincs meglévő adatbázisa, amelyet a kapcsolattartási adatok tárolására használ, valószínűleg a semmiből kell új adatbázist létrehoznia. Ehhez válassza az Üres asztali adatbázis ikont a Microsoft Office Access első lépései képernyőn. Ekkor megjelenik a fenti képernyő. Adja meg az adatbázis nevét, kattintson a Létrehozás gombra, és már mehet is.
Kezdje el az Excel importálási folyamatát
Válassza ki a Külső adatok fület a hozzáférési képernyő tetején, és kattintson duplán az Excel gombra az Excel importálási folyamatának megkezdéséhez..
Válassza ki a forrást és a célt
Ezután a fent látható képernyő jelenik meg. Válassza a Tallózás gombot, és navigáljon az importálni kívánt fájlhoz. Miután megtalálta a megfelelő fájlt, válassza a Megnyitás gombot.
A képernyő alsó felében megjelennek az importálási cél beállításai. Ebben az oktatóanyagban egy meglévő Excel-táblázat új Access-adatbázissá konvertálására vagyunk kíváncsiak, ezért a A forrásadatok importálása egy új táblába az aktuális adatbázisban lehetőséget választjuk A képernyő egyéb opciói lehetővé teszik:
- Kapcsolja össze adatbázisát egy Excel-lappal, hogy a forráslap változásai megjelenjenek az adatbázisban.
- Adatok importálása egy meglévő adatbázistáblába.
Miután kiválasztotta a megfelelő fájlt és opciót, a folytatáshoz válassza az OK lehetőséget.
Válassza ki az oszlopfejléceket
Győződjön meg arról, hogy az Első sor oszlopcímeket tartalmaz. Ez arra utasítja az Accesst, hogy az első sort nevekként kezelje a névjegyek listájában tárolandó tényleges adatok helyett.
A folytatáshoz válassza a Következő lehetőséget.
A kívánt indexek létrehozása
Az adatbázis-indexek olyan belső mechanizmusok, amelyek segítségével az Access gyorsabban találhat információkat az adatbázisban. Ebben a lépésben indexet alkalmazhat egy vagy több adatbázisoszlopra. Egyszerűen válassza ki az Indexed legördülő menüt, és válassza ki a megfelelő opciót.
Ne feledje, hogy az indexek sok többletterhelést jelentenek az adatbázis számára, és növelik a felhasznált lemezterületet. Emiatt minimálisra szeretné csökkenteni az indexelt oszlopokat. Adatbázisunkban leggyakrabban névjegyeink vezetéknevére fogunk keresni, ezért hozzunk létre egy indexet ezen a mezőn. Lehet, hogy vannak azonos vezetéknevű barátaink, ezért szeretnénk engedélyezni a duplikációkat. Győződjön meg arról, hogy a Vezetéknév oszlop ki van jelölve az ablakok alsó részében, majd válassza a Yes (Duplicates OK) lehetőséget az Indexelt legördülő menüből.
A folytatáshoz válassza a Következő lehetőséget.
Válasszon elsődleges kulcsot
Az elsődleges kulcs az adatbázis rekordjainak egyedi azonosítására szolgál. Ennek legegyszerűbb módja, ha hagyja, hogy az Access előállítson egy elsődleges kulcsot. Válassza a Let Access add primer key opciót, és nyomja meg a Next gombot a folytatáshoz. Ha szeretné kiválasztani saját elsődleges kulcsát, érdemes elolvasnia az adatbázis-kulcsokról szóló cikkünket.
Nevezd el az asztalodat
Az Accessnek meg kell adnia egy nevet, amely hivatkozhat a táblázatára. Írja be ezt a megfelelő mezőbe, és válassza a Befejezés gombot.
Adatok megtekintése
Egy közbenső képernyő jelenik meg, amely megkérdezi, hogy szeretné-e menteni az adatok importálásához használt lépéseket. Ha nem, folytassa és válassza a Bezárás.
Ezután visszatér az adatbázis főképernyőjére, ahol megtekintheti adatait, egyszerűen kattintson duplán a táblázat nevére a bal oldali panelen.
Gratulálunk, sikeresen importálta adatait Excelből az Accessbe!
