Ha nagy mennyiségű adata van, túlságosan megterhelő lehet, ha nincs megfelelően rendezve a munkafüzetében. Tanuljon meg különböző módszereket az adatok Excelben való rendezésére, hogy hatékonyabbá váljon, és könnyebben kezelhetővé tegye a táblázatokat.
A cikkben található utasítások az Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Microsoft 365, Excel Online és Excel for Mac.
Válassza ki a rendezendő adatokat
Az adatok rendezése előtt az Excelnek ismernie kell a rendezendő pontos tartományt. Az Excel addig választja ki a kapcsolódó adatok területeit, amíg az adatok megfelelnek a következő feltételeknek:
- Nincsenek üres sorok vagy oszlopok a kapcsolódó adatok területén.
- Az üres sorok és oszlopok a kapcsolódó adatok területei között vannak.
Az Excel meghatározza, hogy az adatterület rendelkezik-e mezőnevekkel, és kizárja a sort a rendezendő rekordok közül. Kockázatos lehet, ha az Excel kiválasztja a rendezendő tartományt, különösen nagy mennyiségű, nehezen ellenőrizhető adat esetén.
A megfelelő adat kiválasztásának biztosítása érdekében a rendezés megkezdése előtt jelölje ki a tartományt. Ha ugyanazt a tartományt ismételten rendezi, a legjobb módszer, ha nevet ad neki.
Rendezési kulcs és rendezési sorrend az Excelben
A rendezéshez rendezési kulcs és rendezési sorrend szükséges. A rendezési kulcs a rendezni kívánt oszlop vagy oszlopok adatai, és az oszlopfejléc vagy a mező neve azonosítja. Az alábbi képen a lehetséges rendezési kulcsok a következők: Diákazonosító, Név, Életkor, Program és Kezdés hónapja.
Adatok gyors rendezése
Gyors rendezéshez válasszon ki egy cellát a rendezési kulcsot tartalmazó oszlopban. Ezután válassza ki, hogyan szeretné rendezni az adatokat. Így teheti meg:
- Válasszon ki egy cellát a rendezési kulcsot tartalmazó oszlopban.
- Válassza ki a Otthon.
- A rendezési lehetőségek legördülő menüjének megnyitásához válassza a Rendezés és szűrés lehetőséget.
- Válassza ki, hogyan szeretné rendezni az adatokat. Válasszon növekvő vagy csökkenő sorrendet.
A Rendezés és szűrés használatakor a legördülő listában a rendezési sorrend beállításai a kiválasztott tartományban lévő adatok típusától függően változnak. Szöveges adatok esetén a Rendezés A-tól Z-ig és a Rendezés Z-től A-ig opciók. Numerikus adatok esetén a következő lehetőségek állnak rendelkezésre: Rendezés a legkisebbtől a legnagyobbig és Rendezés a legnagyobbtól a legkisebbig.
Több adatoszlop rendezése az Excelben
Amellett, hogy egy adatoszlopon alapuló gyors rendezést hajt végre, az Excel egyéni rendezési funkciója több rendezési kulcs megadásával több oszlopra is lehetőséget ad. Többoszlopos rendezés esetén a rendezési kulcsok azonosítása a Rendezés párbeszédpanel oszlopfejléceinek kiválasztásával történik.
A gyors rendezéshez hasonlóan a rendezési kulcsokat az oszlopfejlécek vagy a mezőnevek azonosítása határozza meg a rendezési kulcsot tartalmazó táblázatban.
Rendezés több oszlop alapján Példa
Az alábbi példában az A2–E12 tartományban lévő adatok két adatoszlopba vannak rendezve. Az adatok először név, majd életkor szerint vannak rendezve.
Több adatoszlop rendezése:
- Emelje ki a rendezendő cellák tartományát. Ebben a példában az A2-E12 cellák vannak kiválasztva.
- Válassza ki a Otthon.
- A legördülő lista megnyitásához válassza a Rendezés és szűrés lehetőséget.
- A Rendezés párbeszédpanel megnyitásához válassza az Egyéni rendezés lehetőséget.
- Jelölje be a Az adataim fejléceit.
- Az Oszlop fejléc alatt válassza ki a Rendezés szerint lefelé mutató nyilat, és válassza a Név lehetőséget a legördülő listából az adatok első rendezéséhez. a Név oszlopban.
- A Rendezés fejléc alatt hagyja a beállítást Cellaértékek formában. A rendezés a táblázat tényleges adatain alapul.
- A Rendelés fejléc alatt válassza ki a lefelé mutató nyilat, és válassza a Z-t A-ig a Név adatok csökkenő sorrendbe rendezéséhez.
- Válassza a Szint hozzáadása lehetőséget egy második rendezési lehetőség hozzáadásához.
- Az Oszlop fejléc alatt válassza ki a Majd a lefelé mutató nyíllal, és válassza az Age lehetőséget, hogy az ismétlődő nevű rekordokat az Életkor oszlop szerint rendezze.
- A Rendelés fejléc alatt válassza a Legnagyobbtól a legkisebbig lehetőséget a legördülő listából az életkor adatok csökkenő sorrendbe rendezéséhez.
- A párbeszédpanel bezárásához és az adatok rendezéséhez válassza az OK lehetőséget.
Az alábbi példában bemutatott második rendezési kulcs meghatározásának eredményeként a Név mező két azonos értékű rekordja csökkenő sorrendbe kerül az Életkor mező használatával. Ezzel a rekordot a diák Wilson J., 21 éves, Wilson P. rekordja előtt áll, 19 éves.
Az első sor: Oszlopcímek vagy adatok
A fenti példában a rendezéshez kiválasztott adattartomány az első adatsor feletti oszlopfejléceket tartalmazta. Ez a sor olyan adatokat tartalmaz, amelyek eltérnek a következő sorok adataitól. Az Excel megállapította, hogy az első sor tartalmazza az oszlopfejléceket, és beállította a Rendezés párbeszédpanel elérhető beállításait, hogy azokat tartalmazza.
Az Excel formázást használ annak meghatározására, hogy egy sor tartalmaz-e oszlopfejlécet. A fenti példában az oszlopfejlécek betűtípusa eltér a többi sor adatától.
Ha az első sor nem tartalmaz címsorokat, az Excel az oszlop betűjelét (például D vagy E oszlopot) használja választási lehetőségként a Rendezés párbeszédpanel Oszlop opciójában.
Az Excel ezt a különbséget használja annak meghatározására, hogy az első sor címsor-e. Ha az Excel hibát követ el, a Rendezés párbeszédpanelen az adatoknak vannak fejlécei jelölőnégyzet található, amely felülírja ezt az automatikus kijelölést.
Adatok rendezése dátum vagy idő szerint az Excelben
A szövegadatok ábécé szerinti rendezése vagy a számok legnagyobbtól a legkisebbig történő rendezése mellett az Excel rendezési beállításai között szerepel a dátumértékek rendezése is. A következő dátumokhoz elérhető rendezési sorrendek:
- Növekvő sorrend: a legrégebbitől a legújabbig.
- Csökkenő sorrend: a legújabbtól a legrégebbiig.
Gyorsrendezés vs. Rendezés párbeszédpanel
A számadatokként formázott dátumok és időpontok, például a fenti példában a kölcsönzés dátuma, a gyors rendezési módszerrel egyetlen oszlopba rendezhetők. Ha több oszlopot tartalmazó dátumot vagy időpontot foglal magában, használja a Rendezés párbeszédpanelt ugyanúgy, mint a számok vagy szöveges adatok több oszlopának rendezését.
Rendezés dátum szerint Példa
Dátum szerinti gyors rendezés végrehajtása növekvő sorrendben, a legrégebbitől a legújabbig:
- Emelje ki a rendezendő cellák tartományát. A fenti példa követéséhez jelölje ki a G2–K7 cellákat.
- Válassza ki a Otthon.
- A legördülő lista megnyitásához válassza a Rendezés és szűrés lehetőséget.
- A Rendezés párbeszédpanel megnyitásához válassza az Egyéni rendezés lehetőséget.
- Az Oszlop fejléc alatt válassza a Rendezés szerint lefelé mutató nyilat, és válassza a Kölcsönzött lehetőséget, hogy először a kölcsönzés dátuma szerint rendezze az adatokat.
- A Rendezés fejléc alatt válassza a Cellaértékek lehetőséget. A rendezés a táblázat tényleges adatain alapul.
- A Rendezési sorrend fejléc alatt válassza a A legrégebbitől a legújabbig elemet a legördülő listából.
- A párbeszédpanel bezárásához és az adatok rendezéséhez válassza a OK lehetőséget a párbeszédpanelen.
Ha a dátum szerinti rendezés eredményei nem a vártnak bizonyulnak, a rendezési kulcsot tartalmazó oszlopban előfordulhat, hogy a dátumok vagy időpontok nem számként, hanem szöveges adatként vannak tárolva (a dátumok és időpontok csak formázott számadatok).
Vegyes adatok és gyorsrendezések
A gyorsrendezési módszer használatakor, ha a szöveget és a számadatokat tartalmazó rekordok keverednek, az Excel külön-külön rendezi a szám- és szövegadatokat úgy, hogy a szöveges adatokat tartalmazó rekordokat a rendezett lista aljára helyezi.
Az Excel az oszlopfejléceket is belefoglalhatja a rendezési eredményekbe, és ezeket csak egy újabb szöveges adatsorként értelmezi, nem pedig az adattábla mezőneveiként.
Figyelmeztetés lehetséges rendezésről
Ha a Rendezés párbeszédpanelt használja, még egy oszlopban történő rendezés esetén is, az Excel üzenetet jeleníthet meg, amely figyelmezteti, hogy szövegként tárolt adatokkal találkozott, és a következő lehetőségek közül választhat:
- Rendezése bármit, ami számnak tűnik, számként.
- A számok és a szövegként tárolt számok külön rendezése.
Ha az első lehetőséget választja, az Excel megpróbálja a szöveges adatokat a rendezési eredmények megfelelő helyére helyezni. Válassza a második lehetőséget, és az Excel a szöveges adatokat tartalmazó rekordokat a rendezési eredmények aljára helyezi, ugyanúgy, mint a gyors rendezéseknél.
Adatok rendezése a hét napjai vagy hónapok szerint az Excelben
Az adatokat a hét napjai vagy hónapjai szerint is rendezheti ugyanazzal a beépített egyéni listával, amelyet az Excel használ napok vagy hónapok hozzáadásához a munkalapokhoz a kitöltő fogantyúval. Ezek a listák lehetővé teszik a napok vagy hónapok szerinti rendezést időrendben, nem pedig ábécé sorrendben.
A többi rendezési beállításhoz hasonlóan az egyéni lista szerinti rendezés növekvő sorrendben (vasárnaptól szombatig vagy januártól decemberig) vagy csökkenő sorrendben (szombattól vasárnapig vagy decembertől januárig) jeleníthető meg.
A fenti képen a következő lépéseket követtük az adatminta A2–E12 tartományban történő rendezéséhez az év hónapjai szerint:
- Emelje ki a rendezendő cellák tartományát.
- Válassza ki a Otthon.
- A legördülő lista megnyitásához válassza a Rendezés és szűrés lehetőséget.
- A Rendezés párbeszédpanel megnyitásához válassza az Egyéni rendezés lehetőséget.
- Az Oszlop fejléc alatt válassza a Hónap kezdete lehetőséget a legördülő listából az adatok év hónapjai szerinti rendezéséhez.
- A Rendezés fejléc alatt válassza a Cellaértékek lehetőséget. A rendezés a táblázat tényleges adatain alapul.
- A Rendelés fejléc alatt válassza ki a lefelé mutató nyilat az alapértelmezett A-tól Z-ig opció mellett a legördülő menü megnyitásához.
- Válassza a Egyéni lista lehetőséget az Egyéni listák párbeszédpanel megnyitásához.
- A párbeszédpanel bal oldali ablakában válassza a január, február, március, április lehetőséget.
- Válassza ki az OK lehetőséget a kiválasztás megerősítéséhez, és térjen vissza a Rendezés párbeszédpanelhez.
- A kiválasztott lista (január, február, március, április) a Rendelés címsor alatt jelenik meg.
- Válassza az OK lehetőséget a párbeszédpanel bezárásához és az adatok év hónapok szerinti rendezéséhez.
Alapértelmezés szerint az egyéni listák csak növekvő sorrendben jelennek meg az Egyéni listák párbeszédpanelen. Az adatok csökkenő sorrendbe rendezése egyéni lista használatával, miután kiválasztotta a kívánt listát, hogy az megjelenjen a Rendezés fejléc alatt a Rendezés párbeszédpanelen:
- Válassza ki a lefelé mutató nyilat a megjelenített lista mellett, például január, február, március, április a legördülő menü megnyitásához.
- A menüben válassza ki az egyéni lista opciót, amely csökkenő sorrendben jelenik meg, például december, november, október, szeptember.
- Kattintson az OK gombra az adatok csökkenő sorrendbe rendezéséhez az egyéni lista használatával.
Rendezés sorok szerint az oszlopok átrendezéséhez az Excelben
Amint az az előző rendezési beállításoknál is látható, az adatok rendszerint oszlopfejlécek vagy mezőnevek alapján vannak rendezve. Az eredmény a teljes sorok vagy adatrekordok átrendezése. Egy kevésbé ismert, és ezért kevésbé használt rendezési lehetőség az Excelben a sor szerinti rendezés, aminek az a hatása, hogy átrendezi az oszlopok sorrendjét balról jobbra a munkalapon.
A sorok szerinti rendezés egyik oka a különböző adattáblázatok oszlopsorrendjének egyeztetése. Az oszlopok azonos balról jobbra sorrendben való elhelyezésével könnyebb a rekordok összehasonlítása, illetve az adatok másolása és áthelyezése a táblák között.
Az oszlopsorrend testreszabása
Azonban nagyon ritkán egyszerű feladat az oszlopok helyes sorrendbe állítása az értékek növekvő és csökkenő rendezési lehetőségeinek korlátai miatt. Általában egyéni rendezési sorrendet kell használni, és az Excel lehetőséget is tartalmaz a cella- vagy betűszín vagy a feltételes formázási ikonok szerinti rendezésre.
Az oszlopok sorrendjének meghatározásának legegyszerűbb módja az Excelnek, ha az adattáblázat fölé vagy alá egy sort ad, amely számokat tartalmaz, amelyek az oszlopok sorrendjét balról jobbra mutatják. A sorok szerinti rendezés egyszerű dolga lesz: a legkisebbtől a legnagyobbig rendezni kell a számokat tartalmazó sor szerint.
A rendezés után a hozzáadott számsor könnyen törölhető.
Rendezés sorok szerint Példa
A sorozathoz használt adatmintában az Excel rendezési beállításainál mindig a diákazonosító oszlop volt az első bal oldalon, majd a Név, majd az Életkor.
Ebben az esetben, amint a fenti képen látható, számokat adtak az oszlopokhoz, hogy előkészítsék a munkalapot az oszlopok átrendezéséhez, hogy a Program oszlop legyen az első a bal oldalon, majd a hónap kezdete, név, életkor, és diákigazolvány.
Az oszlopsorrendet a következőképpen módosíthatja:
- Szúrjon be egy üres sort a mezőneveket tartalmazó sor fölé.
- Ebbe az új sorban írja be a következő számokat balról jobbra az A oszloptól kezdve: 5, 3, 4, 1, 2.
- Emelje ki a rendezni kívánt tartományt. Ebben a példában jelölje ki az A2-t E13-ig.
- Válassza ki a Otthon.
- A legördülő lista megnyitásához válassza a Rendezés és szűrés lehetőséget.
- A Rendezés párbeszédpanel megnyitásához válassza az Egyéni rendezés lehetőséget.
- A Rendezési beállítások párbeszédpanel megnyitásához válassza az Options lehetőséget.
- A Tájolás részben válassza a Rendezés balról jobbra lehetőséget az oszlopok balról jobbra történő rendezéséhez a munkalapon.
- A Rendezési beállítások párbeszédpanel bezárásához válassza az OK lehetőséget.
- A tájolás változásával a Rendezés párbeszédpanel Oszlopfejléce sorra változik.
- Válassza ki a Rendezés lefelé mutató nyíl szerint, majd válassza a 2. sor lehetőséget. Ez az egyéni számokat tartalmazó sor.
- A Rendezés fejléc alatt válassza a Cellaértékek lehetőséget.
- A Rendelés fejléc alatt válassza a Legkisebbtől a legnagyobbig elemet a legördülő listából a 2. sorban lévő számok növekvő sorrendbe rendezéséhez.
- A párbeszédpanel bezárásához válassza az OK lehetőséget, és rendezze az oszlopokat balról jobbra a 2. sorban lévő számok szerint.
- Az oszlopok sorrendje a Programtal kezdődik, ezt követi a hónap kezdete, a név, az életkor és a tanulói azonosító.
Használja az Excel egyéni rendezési beállításait az oszlopok átrendezéséhez
Míg az Excel Rendezés párbeszédpanelén egyéni rendezések állnak rendelkezésre, ezeket a beállításokat nem könnyű használni, amikor a munkalap oszlopait átrendezi. A Rendezés párbeszédpanelen egyéni rendezési sorrend létrehozásának lehetőségei az adatok cellaszín, betűszín és ikon szerinti rendezése.
Kivéve, ha minden oszlopra már alkalmaztak egyedi formázást, például eltérő betűtípust vagy cellaszínt, ezt a formázást hozzá kell adni az egyes oszlopokhoz ugyanabban a sorban az egyes oszlopok átrendezéséhez.
Például a betűszín használatához az oszlopok átrendezéséhez:
- Válassza ki az egyes mezők nevét, és módosítsa mindegyik betűszínét. Például módosítsa a Programot pirosra, a hónap kezdetét zöldre, a nevet kékre, az életkort narancssárgára és a diákigazolványt lilára.
- A Rendezés párbeszédpanelen válassza a Rendezés alapja lehetőséget, majd válassza a 2. sor.
- A Rendezés címsor alatt válassza a Betűszín lehetőséget.
- A Rendelés fejléc alatt manuálisan állítsa be a mezőnevek színeinek sorrendjét a kívánt oszlopsorrendnek megfelelően.
- A rendezés után állítsa vissza minden mezőnév betűszínét.
