A Microsoft Excel alapvető oktatóanyaga kezdőknek

2024 Szerző: Abigail Brown | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 06:50

Az Excel egy elektronikus táblázatkezelő program, amely adatok tárolására, rendszerezésére és kezelésére szolgál. Az adatok egyedi cellákban vannak tárolva, amelyek általában egy munkalap oszlopaiba és soraiba vannak rendezve; ezt az oszlop- és sorgyűjteményt táblázatnak nevezik.

A táblázatkezelő programok képletek segítségével is számításokat végezhetnek az adatokon. A munkalapon található információk könnyebb megtalálása és elolvasása érdekében az Excel számos formázási funkcióval rendelkezik, amelyek az egyes cellákra, sorokra, oszlopokra és teljes adattáblázatokra alkalmazhatók.

Mivel az Excel legújabb verzióiban minden egyes munkalap több milliárd cellát tartalmaz munkalaponként, minden cellának van egy cellahivatkozásként ismert címe, így hivatkozni lehet rá a képletekben, diagramokban és a program egyéb szolgáltatásaiban.

Az oktatóanyagban szereplő témák a következők:

• Az adatok bevitele a táblázatba
• Egyes munkalaposzlopok szélesítése
• Az aktuális dátum és egy elnevezett tartomány hozzáadása a munkalaphoz
• A levonási képlet hozzáadása
• A nettó fizetési képlet hozzáadása
• Képletek másolása a kitöltő fogantyúval
• Számformázás hozzáadása az adatokhoz
• Cellaformázás hozzáadása

Adatok bevitele a munkalapra

Az adatok bevitele a munkalap celláiba mindig háromlépéses folyamat; ezek a lépések a következők:

1. Kattintson arra a cellára, ahová az adatokat el szeretné helyezni.
2. Írja be az adatokat a cellába.
3. Nyomja meg az Enter billentyűt a billentyűzeten, vagy kattintson egy másik cellára az egérrel.

Amint említettük, a munkalap minden celláját egy cím vagy cellahivatkozás azonosítja, amely a cella helyén metsző sor oszlopbetűjéből és számából áll. Cellahivatkozás írásakor mindig az oszlop betűjét írjuk először, majd a sorszámot – például A5, C3 vagy D9

Az oktatóanyag adatainak megadásakor fontos, hogy az adatokat a megfelelő munkalap cellákba írja be. A következő lépésekben megadott képletek a most bevitt adatok cellahivatkozásait használják fel.

Az oktatóanyag követéséhez használja a fenti képen látható adatok cellahivatkozásait, és írja be az összes adatot egy üres Excel munkalapra.

Oszlopok szélesítése az Excelben

Alapértelmezés szerint egy cella szélessége csak nyolc karakternyi adatbevitelt tesz lehetővé, mielőtt az adatok átkerülnének a jobbra következő cellába. Ha a jobb oldali cella vagy cellák üresek, akkor a beírt adatok megjelennek a munkalapon, ahogyan az Levonási számítások az alkalmazottaknak A1 cellába beírt munkalapcíménél látható.

Ha a jobb oldali cella adatot tartalmaz, akkor az első cella tartalma az első nyolc karakterre csonkolódik. Az előző lépésben beírt adatok több cellája, például a Levonási arány: címke beírva a B3 és Thompson A cellába. az A8 cellába írt mezők csonkoltak, mert a jobb oldali cellák adatokat tartalmaznak.

A probléma kijavításához, hogy az adatok teljesen láthatóak legyenek, ki kell szélesíteni az adatokat tartalmazó oszlopokat. Mint minden Microsoft-program esetében, az oszlopok szélesítésének többféle módja van. Az alábbi lépések az oszlopok egérrel történő szélesítését ismertetik.

Egyedi munkalap oszlopok szélesítése

1. Vigye az egérmutatót az oszlopfejlécben az A és B oszlopok közötti vonalra.
2. A mutató kétfejű nyílra változik.
3. Kattintson és tartsa lenyomva a bal egérgombot, és húzza jobbra a kétfejű nyilat az A oszlop kiszélesítéséhez a teljes bejegyzésig Thompson A. látható.
4. Szélesítse ki a többi oszlopot a szükséges adatok megjelenítéséhez.

Oszlopszélességek és munkalapcímek

Mivel a munkalap címe olyan hosszú az A oszlop többi címkéjéhez képest, ha ezt az oszlopot kiszélesítették, hogy a teljes cím megjelenjen az A1 cellában, a munkalap nem csak furcsán nézne ki, de megnehezítené a munkalap használatát a bal oldali címkék és a többi adatoszlop közötti hézag miatt.

Mivel nincs más bejegyzés az 1. sorban, nem helytelen a címet úgy hagyni, ahogy van – a jobb oldali cellákba beleszórva. Alternatív megoldásként az Excel rendelkezik egy összevonás és központosítás nevű funkcióval, amelyet egy későbbi lépésben használnak fel a cím gyors középre állításához az adattáblázat fölé.

Dátum és elnevezett tartomány hozzáadása

Normális a dátum hozzáadása a táblázathoz – gyakran azért, hogy jelezze, mikor frissítették utoljára. Az Excel számos dátumfüggvényt tartalmaz, amelyek megkönnyítik a dátum beírását a munkalapra. A függvények csak az Excel beépített képletei, amelyek megkönnyítik a gyakran elvégzett feladatok elvégzését – például a dátum hozzáadását a munkalaphoz.

A TODAY függvény könnyen használható, mert nincsenek argumentumai – ezek olyan adatok, amelyeket meg kell adni a függvénynek, hogy működjön. A TODAY függvény szintén az Excel illékony függvényei közé tartozik, ami azt jelenti, hogy minden újraszámításkor frissíti magát – ez általában a munkalap megnyitásakor történik.

Dátum hozzáadása a TODAY funkcióval

Az alábbi lépésekkel hozzáadjuk a TODAY függvényt a munkalap C2 cellájához.

1. Kattintson a C2 cellára, hogy aktív cellává tegye.
2. Kattintson a Képletek lapjára a szalag.
3. Kattintson a Dátum és idő opcióra a szalagon a dátumfunkciók listájának megnyitásához.
4. Kattintson a Today funkcióra a Formula Builder.
5. Kattintson a Kész gombra a mezőben a függvény megadásához és a munkalaphoz való visszatéréshez.
6. Az aktuális dátumot hozzá kell adni a C2 cellához.

szimbólumok láthatók a dátum helyett

Ha a C2 cellában egy sor hashtag szimbólum jelenik meg a dátum helyett, miután hozzáadta a TODAY függvényt a cellához, akkor az mert a cella nem elég széles a formázott adatok megjelenítéséhez.

Amint azt korábban említettük, a formázatlan számok vagy szöveges adatok a jobb oldali üres cellákba szóródnak, ha túl szélesek a cellához képest. A meghatározott típusú számként formázott adatok – például pénznem, dátum vagy idő – azonban nem kerülnek át a következő cellába, ha szélesebbek, mint az a cella, ahol találhatók. Ehelyett a hibát jelenítik meg.

A probléma megoldásához szélesítse ki C oszlopot az oktatóanyag előző lépésében leírt módszerrel.

Elnevezett tartomány hozzáadása

A named range akkor jön létre, amikor egy vagy több cella nevet kap, hogy a tartomány könnyebben azonosítható legyen. A megnevezett tartományok a cellahivatkozások helyettesítésére használhatók függvényekben, képletekben és diagramokban. Az elnevezett tartományok létrehozásának legegyszerűbb módja a névmező, amely a munkalap bal felső sarkában található a sorszámok felett.

Ebben az oktatóanyagban a rate nevet kapja a C6 cella, hogy azonosítsa az alkalmazottak fizetésére alkalmazott levonási mértéket. A megnevezett tartományt a rendszer a levonási képletben fogja használni, amely hozzáadódik a C6 - C9 cellához. a munkalapot.

1. Válassza ki a C6 cellát a munkalapon.
2. Írja be a rate Névdobozba, és nyomja meg az Enter billentyűt a billentyűzeten
3. C6 cellának a neve: rate.

Ez a név a Levonási képletek létrehozásának egyszerűsítésére szolgál az oktatóanyag következő lépésében.

A munkavállalói levonási képlet megadása

Az Excel képletek lehetővé teszik, hogy számításokat végezzen a munkalapra beírt számadatokon. Az Excel-képletek használhatók az alapvető számok tördeléséhez, például összeadáshoz vagy kivonáshoz, valamint bonyolultabb számításokhoz, például a tanulók teszteredményeinek átlagának megállapításához és a jelzáloghitel-törlesztések kiszámításához.

• Az Excel képletei mindig egyenlőségjellel kezdődnek (=).
• Az egyenlőségjelet mindig abba a cellába kell beírni, ahol a választ meg szeretné jeleníteni.
• A képlet a billentyűzet Enter billentyűjének megnyomásával fejeződik be.

Cellahivatkozások használata a képletekben

A képletek létrehozásának általános módja az Excelben az, hogy a képletadatokat munkalap cellákba írja be, majd a képletben szereplő adatok cellahivatkozásait használja az adatok helyett.

Ennek a megközelítésnek a fő előnye, hogy ha később szükségessé válik az adatok megváltoztatása, akkor a képlet átírása helyett egyszerűen ki kell cserélni az adatokat a cellákban. A képlet eredményei automatikusan frissülnek, ha az adatok megváltoznak.

Elnevezett tartományok használata a képletekben

A cellahivatkozások alternatívája a használt elnevezett tartományok – például az előző lépésben létrehozott rate nevű tartomány.

A képletekben egy elnevezett tartomány ugyanúgy működik, mint a cellahivatkozás, de általában olyan értékekre használják, amelyeket többször is használnak különböző képletekben – például nyugdíjak vagy egészségügyi ellátások levonási kulcsa, adó ráta vagy tudományos állandó – míg a cellahivatkozások praktikusabbak olyan képletekben, amelyek csak egyszer hivatkoznak konkrét adatokra.

A munkavállalói levonási képlet megadása

A C6 cellában létrehozott első képlet megszorozza B. Smith alkalmazott bruttó fizetését a C3 cellában található levonási rátával.

A C6 cellában lévő kész képlet a következő lesz:

=B6ráta
Mutatás használata a képlet megadásához
Bár lehetséges, hogy a fenti képletet egyszerűen beírja a C6-os cellába, és megjelenik a helyes válasz, jobb, ha a cellahivatkozásokat a képletekhez adjuk a mutogatással, hogy minimalizáljuk a beírásból származó hibák lehetőségét. rossz cellahivatkozás.
A mutatás azt jelenti, hogy az adatokat tartalmazó cellára kattintunk az egérmutatóval a cellahivatkozás vagy az elnevezett tartomány hozzáadásához a képlethez.

Kattintson a C6 cellára, hogy aktív cellává tegye.
A képlet elindításához írja be az egyenlőségjelet (=) a C6 cellába.
Kattintson a B6 cellára az egérmutatóval, hogy a cellahivatkozást az egyenlőségjel után a képlethez adja.
Írja be a szorzószimbólumot () a C6 cellába a cellahivatkozás után.
Kattintson a C3 cellára az egérmutatóval a rate elnevezett tartomány hozzáadásához a képlethez.
Nyomja meg az Enter billentyűt a billentyűzeten a képlet befejezéséhez.
A 2747.34 válasznak jelen kell lennie a C6 cellában.
Bár a képletre adott válasz a C6 cellában látható, erre a cellára kattintva megjelenik a képlet, =B6ráta, a munkalap feletti képletsorban


Belépés a nettó fizetési képletbe





Ez a képlet a D6 cellában jön létre, és a munkavállaló nettó fizetését úgy számítja ki, hogy az első képletben kiszámított levonás összegét levonja a bruttó fizetésből. A kész képlet a D6 cellában a következő lesz:
=B6 - C6

Kattintson a D6 cellára, hogy aktív cellává tegye.
Írja be az egyenlőségjelet (=) a D6 cellába.
Kattintson a B6 cellára az egérmutatóval, hogy a cellahivatkozást az egyenlőségjel után a képlethez adja.
Írjon be egy mínuszjelet (-) a D6 cellába a cellahivatkozás után.
Kattintson a C6 cellára az egérmutatóval a képlet adott cellájára.
Nyomja meg az Enter billentyűt a billentyűzeten a képlet befejezéséhez.
A 43, 041.66 válasznak jelen kell lennie a D6 cellában.

Relatív cellahivatkozások és képletek másolása
Eddig a Levonások és Nettó fizetés képleteket csak egy-egy cellához adták hozzá a munkalapon – C6 és D6. Ennek eredményeként a munkalap jelenleg csak egy alkalmazott esetében teljes - B. Smith.
Ahelyett, hogy minden egyes képletet a többi alkalmazott számára újra létrehozna, az Excel bizonyos körülmények között lehetővé teszi a képletek más cellákba másolását. Ezek a körülmények leggyakrabban egy adott típusú cellahivatkozás – úgynevezett relatív cellahivatkozás – használatát jelentik a képletekben.
A képletekbe az előző lépésekben beírt cellahivatkozások relatív cellahivatkozások voltak, és ezek a cellahivatkozások alapértelmezett típusai az Excelben, hogy a képletek másolása a lehető legegyszerűbb legyen.
Az oktatóanyag következő lépése a Kitöltő fogantyúval a két képletet az alábbi sorokba másolja, hogy az összes alkalmazottra vonatkozóan kitöltse az adattáblázatot.

Képletek másolása a kitöltő fogantyúval





A kitöltő fogantyú egy kis fekete pont vagy négyzet az aktív cella jobb alsó sarkában. A kitöltő fogantyúnak számos felhasználási módja van, beleértve a cella tartalmának másolását a szomszédos cellákba. cellák kitöltése számsorokkal vagy szöveges címkékkel, és képletek másolása.
Az oktatóanyag ezen lépésében a kitöltési fogantyú a Levonás és a hálózat másolására lesz használva. Fizetési képletek a C6 és D6 celláktól a C9 éscellákig D9.
Képletek másolása a kitöltő fogantyúval

Emelje ki a B6 és C6 cellákat a munkalapon.
Vigye az egérmutatót a fekete négyzetre a D6 cella jobb alsó sarkában – a mutató pluszjelre változik (+).
Kattintson és tartsa lenyomva a bal egérgombot, és húzza le a kitöltő fogantyút a cella C9.
Engedje fel az egérgombot – cellák C7 - C9 tartalmazzák a Levonásképlet és cellák D7 - D9 a Nettó fizetés képlet.


Számformázás alkalmazása Excelben





A számformázás pénznemszimbólumok, tizedesjegyek, százalékjelek és egyéb szimbólumok hozzáadására utal, amelyek segítenek azonosítani a cellában lévő adatok típusát, és megkönnyítik az olvashatóságot.
Százalékszimbólum hozzáadása

Válassza ki a C3 cellát.
Kattintson a Kezdőlap lapjára a szalag.
Kattintson az General lehetőségre a Számformátum legördülő menü megnyitásához.
A menüben kattintson a Percentage lehetőségre a C3 cella értékének formátumának megváltoztatásához 0,06-ról 6%-ra.

A pénznemszimbólum hozzáadása

Válassza ki a D6 és D9 cellákat.
A szalag Főoldal lapján kattintson a General lehetőségre a megnyitáshoz. a Számformátum legördülő menü.
Kattintson a Pénznem elemre a menüben, hogy módosítsa a cells D6 értékeinek formázását D9-re.pénznemben két tizedesjegygel.


Cellaformázás alkalmazása Excelben





A cellaformázás olyan formázási lehetőségeket jelent, mint például a félkövér formázás alkalmazása a szövegben vagy a számokban, az adatok igazításának módosítása, a cellákhoz szegélyek hozzáadása, vagy az összevonás és középre funkció használata a cellában lévő adatok megjelenésének megváltoztatására.
Ebben az oktatóanyagban a fent említett cellaformátumokat a munkalap adott celláira alkalmazzuk, hogy azok megegyezzenek a kész munkalappal.
Félkövér formázás hozzáadása

Válassza ki az A1 cellát.
Kattintson a Home lapjára a szalag.
Kattintson a Bold formázási lehetőségre a fenti képen látható módon, hogy félkövérre szedje az A1 cellában lévő adatokat.
Ismételje meg a fenti lépéssorozatot, hogy félkövérre szedje az adatokat az A5 és D5 között.

Adatigazítás módosítása
Ez a lépés több cella alapértelmezett bal oldali igazítását középre igazítja.

Válassza ki a C3 cellát.
Kattintson a Főoldal fülre a szalag.
Kattintson a Közre
Ismételje meg a fenti lépéssorozatot az adatok középre igazításához az A5 cellákban D5.

Cellák egyesítése és központosítása
A Összevonás és központosítás opció a kijelöltek számát egyesíti egy cellába, és az adatbevitelt a bal szélső cellába helyezi az új egyesített cella közepére. Ez a lépés egyesíti és középre helyezi a munkalap címét - Levonási számítások alkalmazottak számára.

Válassza ki az A1 és D1 cellákat.
Kattintson a Kezdőlap fülére a szalag.
Kattintson az Egyesítés és központosítás opcióra, ahogy az a fenti képen látható az A1 cellák D1 egyesítéséhez., és középre helyezzük a címet ezekben a cellákban.

Alsó szegélyek hozzáadása a cellákhoz
Ez a lépés alsó szegélyeket ad az 1., 5. és 9. sorban lévő adatokat tartalmazó cellákhoz

Válassza ki az egyesített A1 cellát a D1 közé a kiemeléshez.
Kattintson a Főoldal fülre a szalag.
Kattintson a Border opció melletti lefelé mutató nyílra, ahogy az a fenti képen is látható a keretek legördülő menüjének megnyitásához.
Kattintson a menüben az Alsó szegély lehetőségre, hogy szegélyt adjon az egyesített cella aljához.
Ismételje meg a fenti lépéssorozatot, hogy alsó szegélyt adjon A5 cellákhoz D5 és A9 cellához. – D9.