Az online kommunikációs módok elterjedése ellenére továbbra is az e-mail a legnépszerűbb, 2019-ben naponta közel 300 milliárd e-mailt küldtek el. Akár újonc az e-mailezésben, akár évtizedek óta használja, győződjön meg róla, hogy tartsa be az e-mail etikett szabályait.
Elküldés előtt tekintse át üzenetét
Miután megadta a címzettek címét, létrehozta a megfelelő tárgysort, megírta az üzenetet, és csatolt néhány igazoló dokumentumot, menjen vissza, és ellenőrizze, hogy mindent jól csinált-e:
- Tekintse át az üzenetet. Valami nem világos? Vannak nyelvtani vagy elírási hibák? Mindent elmondtál, amit mondani akartál?
- Ellenőrizze a forrásokat. Egy külső forrásra mutató hivatkozás tisztázza a jelentését? Segítene egy link a címzettnek gyorsan webhelyet találni?
- Nézze meg a címzettek nevét. Elfelejtett egy fontos személyt, akinek látnia kell az üzenetet? Hozzáadott valakit, akinek nem kellene látnia az üzenetet?
- Nézze meg a címét. Ha több is van, győződjön meg róla, hogy az üzenet céljának leginkább megfelelőtől küldje el az üzenetet.
- Határozza meg az üzenet prioritását. Az üzenetet fontosként kell megjelölni?
- Támogató dokumentumok hozzáadása. Elfelejtette a mellékleteket?
Ne mindig mindenkinek válaszoljon
Tudnia kell, mikor és mikor ne válaszoljon mindenkinek a csoportos e-mailekre. Ha az eredeti e-mailben mindenkinek (amelyre válaszol) tudnia kell, hogy mit kell mondania, használja a Válasz mindenkinek lehetőséget.
Például A személy e-mailt küld Önnek és B személynek, hogy ötleteket adjon arról, hogyan ünnepelje meg főnöke 10 éves évfordulóját a céggel. Válasza mind A, mind B személyre vonatkozik, ezért a Válasz mindenkinek lehetőséget választva válaszolhat mindkettőre.
Ha valaki meghívót küld e-mailben Önnek és 20 másik barátjának, válasza nem releváns a többi levélcímzett számára, ezért használja a Válasz lehetőséget, ha csak az eredeti feladónak küld választ.
Érvényes tárgysorok írása
A jó e-mail tárgy megírásának kulcsa, hogy bizonyosodjon meg arról, hogy röviden megragadja az üzenet lényegét. Íme néhány példa:
- Értékesítési értekezlet 3:00-ra módosult
- Halloween Party Meghívó
- Webhelyszöveg-módosítások
- A hét legjobb 20 videója
- Új tagságod részletei
- Időpontod megerősítése
- Adománygyűjtő rendezvény önkénteseinek kérése
A tárgysorok hatékonyabbá tétele érdekében írja be a címzettektől a kívánt műveletet, például:
- Halloween Party Meghívó – Válaszadás május 11-ig
- Webhelyszöveg-módosítások – Keddig jóvá kell hagyni
Bottom Line
Amikor valaki mástól továbbít egy e-mailt, magyarázza el az új címzettnek, miért csinálja ezt, és hogy várhatóan milyen hasznot húz belőle. Tegyük fel például, hogy egy ügyfél, Jay, kérdést küld Önnek, és Ön nem tudja a választ. Továbbítsa az üzenetet kollégájának, Sarának egy megjegyzéssel: "Sara, Jay szeretné tudni a portálunkra való bejelentkezés folyamatát mobileszközéről. A részleteket lásd alább. Tudna segíteni?"
magyarázza meg, miért CC
Ha másolatot küld valakinek egy e-mail üzenetről, magyarázza el az elsődleges címzettnek, hogy ezt teszi, és miért. Tegyük fel például, hogy Jenna csatlakozni szeretne a könyvklubjához, és Ön ezzel kapcsolatos információkat küld neki. Lemásolnád a könyvklub vezetőjét, Ann-t, és ezt írnád Jennának: „A vezetőnket, Ann-t követem, hogy lássa, mit küldök neked, és beírhat mindent, amit esetleg kihagytam. Amikor ezt a folyamatot használja, Ann azt is tudja, miért kapja meg az üzenet másolatát.
Bottom Line
Az e-mail üzenetek elveszhetnek a levelekben vagy a spamszűrőben. Szívélyességből, különösen a fontos üzenetek (például a mellékletekkel vagy a határidőkkel kapcsolatos) üzenetekkel kapcsolatban, írjon egy rövid megjegyzést, amely tudatja a feladóval, hogy e-mailje megérkezett. Például, ha a főnöke új projektet küld Önnek, hogy dolgozzon, válaszoljon: "Remdek, holnap kezdem."
Használjon takarékosan rövidítéseket
Nem mindenki ismer minden betűszót, ezért a lehető legkevesebbet használjon, és csak akkor, ha biztos benne, hogy a címzett tudja, mit jelentenek. Az üzleti e-mailes levelezésben gyakran használnak több betűszót. Íme néhány:
- ASAP: A lehető leghamarabb
- BTW: Mellesleg
- EOD: A nap vége
- EOM: Üzenet vége (általában a tárgysorban használják annak jelzésére, hogy nincs követendő e-mail törzs)
- EOW: Hét vége
- FYI: Tájékoztatásul
- IMO: Véleményem szerint
- OOO: Hivatalon kívül
- Y/N: Igen vagy Nem
Bottom Line
Mivel nem érted meg az e-mailekben az arckifejezéseket és a hangszínt, ez nem megfelelő médium a szarkazmus vagy humor kifejezésére, különösen olyan címzetteknél, akiket nem ismersz jól. Egyszerűen és egyenesen fejezze ki üzenetét, legalább addig, amíg jobban meg nem ismeri a címzettet. Ha tényleg nem tud segíteni magán, adjon meg egy mosolygó vagy nevető hangulatjelet, amely megmutatja, hogy viccelsz.
Válassz egy megfelelő befejezést
Néha nehéz eldönteni, hogyan fejezzünk be egy e-mailt. Íme néhány javaslat a helyzet alapján:
- Köszönöm vagy Nagyon köszönöm: Ha szívességet kérsz.
- Szerelem vagy Ölelés: Ha a címzett barát vagy családtag.
- Cheers vagy Legjobb: Ha a címzett alkalmi ismerős.
- Tisztelettel: Ha üzenete hivatalos.
- Üdvözlettel vagy Üdvözlettel: Ha meg akarja tartani a formális üzleti hangot.
