A Microsoft Access – a Microsoft 365 irodai csomag része – robusztus asztali szintű relációs adatbázist kínál, amelynek futtatásához nincs szükség kiszolgálóra. A hozzáférési adatbázisok a merevlemezen lévő rögzített fájlból vagy hálózati megosztásból működnek, és kifinomult eszközöket kínálnak táblák, lekérdezések, űrlapok és jelentések létrehozásához.
Kezdő lépések és a hozzáférés fontos feltételei
A Microsoft Access indítása. A Create menüpontból válassza ki a Táblázat menüpontot. A tábla az adatbázis tárolásának alapegysége. Egy objektumon, például egy táblázaton belül az információ attribútum/érték kombinációkban tárolódik.
Íme néhány fontos kifejezés, amelyet ismernie kell az Access használata során:
- Mezők: Az oszlopoknak megfelelő adatelemek egy táblázatban.
- Adatbázis: Az adatbázis jól definiált objektumok sorozata, amelyeket kapcsolatokkal kapcsol össze.
- Űrlap: Grafikus kezelőfelület, amelybe információkat írhat be egy táblázatba.
- Lekérdezések: A lekérdezés egy vagy több tábla néhány részhalmazát desztillálja, hogy egyedi, menet közbeni információkészletet kapjon.
- Rekordok: Adatelemek egy táblázatban a soroknak megfelelően.
- Jelentések: Egy táblázat tartalma vagy egy lekérdezés eredménye. A jelentések az információk nyomtatható összefoglalásai.
- Táblázatok: Strukturált, jól definiált attribútumgyűjtemények. A tábla felépítése mezőkből (oszlopokból) és rekordokból (sorokból) származik.
Objektumok kapcsolatai az Accessben
Minden tábla egy sor kapcsolaton keresztül kapcsolódik egymáshoz. A Microsoft Access egy relációs adatbázis-kezelő rendszer, ami azt jelenti, hogy olyan szabályokat kényszerít ki, amelyek szabályozzák, hogy az egyik tábla adatai hogyan viszonyuljanak egy másik tábla adataihoz.
Az űrlapok használata az Accessben
Használjon űrlapot a rekordok adatbázisba való rendezett bevitelének megkönnyítésére. Az űrlapok az adatbevitel támogatására optimalizált grafikus eszközök. Ahelyett, hogy közvetlenül hozzáadnák a táblázathoz az információkat, a felhasználók egy űrlapba írják be azokat, amely könnyebben navigálható és olvasható.
Bottom Line
A lekérdezések eredményei nem egyeznek tökéletesen egy táblázat eredményeivel. Ehelyett a lekérdezés egy vagy több táblából merít speciális szűrési és rendezési szabályokat használva, hogy táblázatszerű eredményt adjon vissza, amely jelentést vagy strukturált exportfájlt táplál.
Jelentések az Accessben
Használjon jelentést egy lekérdezés eredményének vagy egy táblázat tartalmának elkészítéséhez, és hozzon létre egy olvasható verziót, amelyet egyszerűen kinyomtathat vagy megoszthat a képernyőn. A jelentések egy táblázat tartalmát vagy annak egy részét összegzik.
Bottom Line
A Microsoft Access egy előtérbeli jelentéskészítő eszköz, amely tesztfájlokból, Excel-táblázatokból, SQL- vagy Azure-adatbázisokból, Microsoft Outlookból vagy tucatnyi más információforrásból nyer adatokat. A hivatkozott táblák vagy importált adatforrások importálásával szabadon használhatja az Access-t lekérdező eszközként és jelentéskészítőként. Az Access emellett támogatja a jelentések és adatok közzétételét más adatbázisokban és a Microsoft SharePoint platformon is.
Kimeneti formátumok az Accessben
Az Access-adatbázison belüli információk többnyire azokon belül maradnak. A lekérdezések és jelentések azonban tisztán exportálhatók az adatbázisból Excel, egyszerű szöveg, XML, PDF vagy XPS formátumban. Ezenkívül az Access a Microsoft Outlook és a Microsoft Word terjesztési listáit is táplálja.
