Amit tudni kell
- A fájlok digitalizálása előtt hozzon létre mappákat és almappákat a fájlok rendezéséhez.
- Győződjön meg arról, hogy a lapolvasó vagy nyomtató támogatja az optikai karakterfelismerő (OCR) szoftvert, és hogy telepítve van-e az OCR szoftver.
- A folyamat eltérő attól függően, hogy egy dokumentumot Mac rendszeren vagy Windows rendszeren szeretne-e beolvasni.
A papíralapú dokumentumok digitalizálása segíthet fontos papírmunkáinak rendszerezésében. A digitális fájlok, köztük a PDF-ek, kereshető fájlokká alakíthatók át az optikai karakterfelismerő (OCR) szoftverrel, amely általában nyomtatóhoz tartozik. Ez azt jelenti, hogy az Ön adatai nem foglalnak helyet, és könnyebben megtalálhatóak. Ezenkívül digitális fájljait elmentheti CD-re vagy DVD-re, flash meghajtóra vagy online tárolóhelyre. Így rendezheti a beszkennelt dokumentumokat.
Hogyan használjunk szkennert a rendszerezéshez
Íme néhány lépés, amelyekkel megszervezheti vállalkozását vagy otthonát lapolvasó segítségével. Ehhez dokumentumszkennerre lesz szüksége. Nem kell, hogy drága vagy divatos legyen. Ha nem rendelkezik ilyennel, kezdje a fotó- és dokumentumszkennerekről szóló áttekintésekkel a legjobb vásárlásokért.
Ha nem szeretne külön szkennert, egy olcsó többfunkciós nyomtató meg fogja oldani a feladatot.
-
Végezze át a papírmunkát, és döntse el, mit digitalizálhat, és mit dobhat biztonságosan.
Ez valószínűleg eltart egy ideig. Ha szükséges, dolgozzon kis lépésekben.
-
A fájlok digitalizálása előtt hozzon létre mappákat és almappákat a fájlok tárolására. Gondolja át a szükséges kategóriákat, és mindegyikhez állítson be egy mappát. Tedd az egyik mappába a hitelkártya-bizonylatokat, a másikba az autóbiztosítási papírokat. Külön mappákba helyezhetők a telefonszámlák, élelmiszerbevételi bizonylatok, lakásjavítási számlák és így tovább. Minden mappán belül hozzon létre almappákat minden évhez (vagy hónaphoz). Egyszerűbb egy szervezett rendszerrel kezdeni, és új papírmunkát adni a megfelelő fájlhoz, mint a rendszer átrendezése minden alkalommal, amikor egy új nyugta beolvasásra kerül.
Új mappa létrehozásához a Windows rendszerben, kattintson jobb gombbal az asztalra, és válassza a Új > Folder Ismételje meg ezt a lépést az új mappában. mappát egy almappa létrehozásához. Új mappa létrehozásához Mac rendszerben válassza a File > New Folder lehetőséget, vagy nyomja meg a Shift+ Command +N
-
Győződjön meg arról, hogy a lapolvasó vagy a nyomtató optikai karakterfelismerő (OCR) szoftverrel rendelkezik. Ez lehetővé teszi a dokumentumok PDF formátumba történő beolvasását és a fájlok szerkesztését. Jó eséllyel megfelelő OCR-szoftver van telepítve Windows számítógépére.
Ha az OCR szoftver nincs telepítve a számítógépére, az ABBYY FineReader és az Adobe Acrobat Pro DC a népszerű választás.
-
Itt az ideje, hogy beszkennelje a dokumentumokat. Ennek pontos módja a használt szkenner és szoftver típusától függ.
A Lifewire útmutatókat tartalmaz a dokumentumok Windows és Mac rendszeren történő szkenneléséhez.
- Ha végzett a dokumentumok digitalizálásával, tartsa a fizikai papírmunkát. Győződjön meg arról, hogy automatikusan szkennelje be a dokumentumokat minden alkalommal, amikor új nyugtákat vagy papírokat kap. Ellenkező esetben a papírok ismét gyűlni kezdenek.
