Amit tudni kell
- Miniatűrök használata: Ugrás a Fájl > Info > Tulajdonságok > Speciális tulajdonságok > Összegzés és jelölje be a Miniatűrök mentése az összes Word-dokumentumhoz.
- Tulajdonságok frissítése: Nyissa meg a Fájl > Információt > Tulajdonságok > > Speciális tulajdonságok > Összefoglalás. Írjon be megjegyzéseket, kulcsszavakat és egyéb információkat.
- Egyéb tippek: Hozzon létre mappákat a Word-fájlok mentéséhez és rendezéséhez, és használjon egységes fájlelnevezési rendszert a kívánt fájlok gyors megtalálásához.
Ez a cikk javaslatokat tesz a Microsoft Word-fájlok rendezésére. Az utasítások a Word 2019-től 2010-ig terjedő és a Word for Microsoft 365-re vonatkoznak.
Minden Word-fájl mentése miniatűrökkel
A Word-fájlok előnézeti képpel vagy miniatűrrel történő mentése megkönnyíti a szükséges dokumentum azonosítását anélkül, hogy megnyitná azt.
Az összes Word-dokumentum előnézeti vagy indexképes mentése:
-
A Microsoft Word programban nyisson meg egy üres vagy meglévő dokumentumot, majd lépjen a Fájl lapra.
Image -
Válassza ki a Információt.
Image -
Válassza ki a Properties legördülő nyilat, és válassza a Speciális tulajdonságok. lehetőséget.
Image -
A Tulajdonságok párbeszédpanelen lépjen a Summary lapra.
Image -
Jelölje be a Miniatűrök mentése az összes Word-dokumentumhoz jelölőnégyzetet.
Image -
Válassza ki: OK.
Image
A Word dokumentum tulajdonságainak frissítése
Ha több, hasonló nevű és helyű Word-dokumentummal dolgozik, használja a Word dokumentum tulajdonságait.
-
Nyissa meg a dokumentumot, amelyhez leíró tulajdonságokat szeretne hozzáadni, majd lépjen a Fájl lapra.
Image -
Válassza ki a Információt.
Image -
Válassza ki a Properties legördülő nyilat, és válassza a Speciális tulajdonságok. lehetőséget.
Image -
A Tulajdonságok párbeszédpanelen lépjen a Summary lapra.
Image -
Írja be a megjegyzéseket, kulcsszavakat, kategóriákat, címet és tárgyadatokat, hogy könnyebben megkülönböztethesse fájljait.
Image - Válassza ki az OK lehetőséget a módosítások alkalmazásához és a párbeszédpanel bezárásához. Amikor eljön a keresés ideje, a Word pontosan megtalálja, amire szüksége van.
Készítsen mappákat a számítógépén, és használja őket
Állítson be egy mappát Word-dokumentumai számára, és nevezze el valami olyasvalamit, amelyet nem felejt el, például MyWordDocs Töltsön fel olyan mappákkal, amelyek elnevezése az Ön számára értelmes, és használja ezeket a mappákat a Word-fájlok mentésére és rendezésére. Ha például heti megbeszélési jegyzeteket készít, készítsen mappát ezeknek a jegyzeteknek, és helyezzen bele további mappákat hónapokra vagy évekre.
Ha több évnyi Word-dokumentum van a számítógépén, és nincs ideje mindegyiket megnyitni, és eldönteni, hogy megtartja-e vagy sem, készítsen minden évhez egy mappát, és helyezze át a dokumentumokat ezekbe a mappákba. Ez egy jó módja a régebbi fájlok tárolásának, amíg nincs ideje a fájlok megfelelő rendszerezésére.
Használjon konzisztens fájlelnevezési rendszert
Hozzon létre egy elnevezési rendszert a kívánt fájlok gyors megtalálásához. A fájlok elnevezésének számos módja van. Válasszon egy elnevezési rendszert, és használja azt következetesen.
Íme néhány javaslat:
- Tegye bele a dokumentum típusát a fájlnévbe, például szerződés, bérlet vagy hírlevél. Ily módon a fájl nevét megnézve találhat egy fájlt.
- A fájlnevet kezdje az ügyfél nevével (vagy a címzett vezetéknevével, ha a dokumentumok betűk).
- Tegye bele a dátumot a fájlnévbe.
Szánjon rá időt
Ha a számítógép merevlemezén kevés a tárhely, ne foglalkozzon egyszerre a szervezeti feladatokkal. Oszd fel a munkát kezelhető darabokra, és szánj rá napi 15 percet.
Miközben rendszerezi a Word fájlokat a számítógépén, helyezze el az egyes fájlokat a létrehozott mappák egyikébe, hozzon létre egy új mappát, vagy törölje azokat a fájlokat, amelyekre már nincs szüksége. Ha nem biztos benne, hogy mit kezdjen egy fájllal, tegye be a HoldUntilDate nevű mappába, és válasszon egy jövőbeli dátumot, amelyre ha addig nem nyitja meg a mappát, nyugodtan törölhetem.
Bármilyen típusú mappát is készít, helyezze el ezeket a mappákat a fő Word mappájába, hogy tudja, hol keresse.
