A Microsoft Excel irányítópultjának létrehozásához több forrásból kell információkat gyűjteni, így az adatokat egy helyen tekintheti meg. Az Excel számos módot kínál erre, így az egyik leghatékonyabb irányítópult-jelentéskészítő eszköz, amelyet használhat.
Az oktatóanyagban található információk az Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 és Excel for Mac verziókra vonatkoznak.
Mi az Excel irányítópultja?
Az adat-irányítópult egy olyan eszköz, amely segít vizuálisan figyelni és elemezni az Ön számára legfontosabb mutatókat. Használhat irányítópultot üzleti teljesítményének, a gyártási folyamatok hatékonyságának vagy az értékesítési osztályon dolgozó személyzet teljesítményének nyomon követésére.
Függetlenül attól, hogy hogyan használja az irányítópultot, a koncepció mindig ugyanaz: a háttértáblázatok fájlokból, szolgáltatásokból vagy API-kapcsolatokból gyűjtenek adatokat adatbázisokhoz és más forrásokhoz. A fő lap egy helyen jeleníti meg a több lap adatait, ahol egy pillantással áttekintheti az összeset.
Az Excel adat-irányítópultjának tipikus elemei a következők:
- Diagramok
- Grafikonok
- Mérek
- Térképek
Kétféle irányítópultot hozhat létre. Az irányítópult-jelentésekhez létrehozhat egy statikus irányítópultot más lapok adataiból, amelyeket elküldhet valakinek Word- vagy PowerPoint-jelentésben. A dinamikus irányítópult olyan, amelyet mindenki megtekinthet az Excelben, és minden alkalommal frissül, amikor a többi munkalapon lévő adatok frissülnek.
Adatok bevitele Excel irányítópultba
Az Excel irányítópult létrehozásának első fázisa az adatok importálása táblázatokba különböző forrásokból.
A lehetséges források az adatok Excelbe importálására:
- Egyéb Excel-munkafüzetfájlok
- Szöveg-, CSV-, XML- vagy JSON-fájlok
- SQL adatbázis
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook és más weboldalak
- Bármely más adatbázis, amely támogatja az ODBC-t vagy az OLEDB-t
- Webforrások (bármely webhely, amely adattáblázatokat tartalmaz)
A sok lehetséges adatforrás miatt korlátlan a lehetőség, hogy milyen adatokat vigyen be az Excelbe, hogy hasznos irányítópultokat hozzon létre.
Adatforrás bevitele:
-
Nyisson meg egy üres Excel-munkalapot. Válassza a Adatok menüt, majd a Get Data legördülő menüben válassza ki a kívánt adattípust, majd válassza ki az adatforrást.
Image -
Tallózzon az importálni kívánt fájlhoz vagy más adatforráshoz, és válassza ki. Válassza az Importálás. lehetőséget.
Image -
A választott adatforrástípustól függően különböző párbeszédpanelek jelennek meg az adatok Excel-táblázat formátumba való átalakításához.
Image -
A munkalap feltöltődik a külső fájlból vagy adatbázisból származó összes adattal.
Image -
Az adatok frissítéséhez, hogy azok rendszeresen feltöltsék a külső adatforrásban végrehajtott változtatásokat, válassza ki a Frissítés ikont a Lekérdezések és Kapcsolatok panel.
Image -
Válassza ki a három pontot a EDIT hivatkozás mellett a frissítési ablak alján, majd válassza a Properties.
Image -
Állítsa be az adatokat úgy, hogy rendszeres időközönként frissüljenek az adatforrásból a Frissítés xx percenként beállításával bármilyen időközre, amelyet frissíteni szeretne.
Az adatok külső forrásból történő frissítése hasznos, de a CPU-időt is igénybe veheti, ha túl gyakori a frissítési gyakoriság. Válasszon egy olyan frissítési gyakoriságot, amely körülbelül olyan gyakran frissíti az adatokat, ahányszor a forrásnál módosul, de nem olyan gyakran, hogy minden alkalommal ugyanazokat az adatokat másolja.
Image - Ismételje meg a fenti folyamatot új, különálló munkalapokon, amíg nem importálta az összes használni kívánt adatot az új irányítópulton.
- Végül hozzon létre egy új munkalapot, helyezze el a munkafüzet első munkalapjaként, és nevezze át Dashboard.
Hogyan hozzunk létre Excel irányítópultot
Most, hogy az összes szükséges adat megvan az Excel-munkafüzetében, és ezek az adatok automatikusan frissülnek, itt az ideje létrehozni a valós idejű Excel irányítópultját.
Az alábbi példa irányítópult az internet különböző webhelyeiről származó időjárási adatokat használ.
Néha, amikor adatokat importál külső forrásból, nem tudja az importált adatokat diagramozni. A probléma megoldása az, hogy hozzon létre egy új táblázatot, és minden cellába írja be a =convert(), majd válassza ki az adatokat az importált táblázatból. Az egységparaméterekhez csak válassza ki ugyanazokat a paramétereket és utána. Töltse ki a teljes lapot ugyanazzal a funkcióval, hogy az összes adatot az új lapra másolja, és számokká alakítsa, amelyeket felhasználhat az irányítópulthoz létrehozandó különféle diagramokon.
-
Hozzon létre Oszlopdiagramot az adatok egyetlen pontjának megjelenítéséhez. Például az aktuális relatív páratartalom (0 és 100 százalék között) megjelenítéséhez hozzon létre egy oszlopdiagramot, amelyben a legalacsonyabb pont a 0 százalék, a legmagasabb pont a 100 százalék. Először válassza ki a Beszúrás menüt, majd a 2D Clustered Column oszlopdiagramot.
Image -
A Diagramtervezés menü Data csoportjában válassza a Adatok kiválasztása lehetőséget.
Image -
A felugró Select Data Source ablakban kattintson a Chart data range mezőre, majd jelölje ki az adatok celláját. táblázat, amelyet ezzel az oszlopdiagrammal szeretne megjeleníteni.
Image -
Módosítsa a diagram címét, hogy megfeleljen a megjelenített adatoknak. Módosítsa a tengelyhatárokat 0 és 100 százalék közötti értékre. Ezután mozgassa a diagramot a kötőjel azon területére, ahol meg szeretné jeleníteni.
Image -
Ismételje meg a fenti lépéseket, hogy oszlopdiagramokat hozzon létre bármely más, diagramozni kívánt adatponthoz. Állítsa be a tengelytartományt ezekhez a mérésekhez a minimum és maximum értékké. Például egy jó légnyomás-tartomány 28-32.
A megfelelő adattartomány kiválasztása azért fontos, mert ha csak az alapértelmezettet használja, a lépték túl nagy lehet az adatokhoz, így többnyire üres oszlopdiagramok maradnak. Ehelyett a tengelyskála minimális és maximális végét csak kissé alacsonyabban és magasabban tartsa az adatok lehetséges szélső értékénél.
Image -
Hozzon létre Vonaldiagramot az adatok trendjének megjelenítéséhez. Például a helyi hőmérsékleti előzmények megjelenítéséhez létre kell hoznia egy vonaldiagramot, amely lefedi az időjárási webhely táblázatából importálható adatok legutóbbi számát. Először válassza ki a Beszúrás menüt és válassza ki a 2D Terület diagramot.
Image -
A Chart Design menü Data csoportjában válassza a Select Data lehetőséget.
Image -
A felugró Select Data Source ablakban kattintson a Chart data range mezőre, majd jelölje ki az adatok celláit. táblázat, amelyet ezzel a vonaldiagrammal szeretne megjeleníteni.
Image -
Módosítsa a diagram címét, hogy megfeleljen a megjelenített adatoknak, és helyezze át a diagramot a kötőjel azon területére, ahol meg szeretné jeleníteni.
A diagramok nagyon rugalmasak, ha műszerfalon helyezik el őket. Módosíthatja a diagram widget helyét, méretét és alakját. Használja ezt a rugalmasságot szervezett irányítópultok tervezésére, amelyek a lehető legtöbb információt biztosítják a felhasználónak a legkisebb helyen.
Image -
Hozzon létre egy Szövegdobozt az importált lapokból származó karakterlánc-adatok megjelenítéséhez. Ha például az időjárási figyelmeztetéseket szeretné látni az irányítópulton, kapcsolja össze a szövegdoboz tartalmát az importált adatlap egyik cellájával. Ehhez válassza a Beszúrás menüt, válassza a Text, majd a Textbox
Image -
Vigye az egérkurzort a képletmezőbe, írja be a =, majd válassza ki az importált adattáblázatban azt a cellát, amely a megjeleníteni kívánt karakterlánc-adatokat tartalmazza.
Image -
Válassza ki a szövegmezőt, és használja az Alakzat formázása ablakot a jobb oldalon a szövegmegjelenítési terület formázásához az irányítópulton.
Image -
Az importált adatlapok két adatpontját is összehasonlíthatja a kördiagramok segítségével. Például érdemes lehet a relatív páratartalmat kördiagram formájában megjeleníteni. Először válassza ki a megjeleníteni kívánt adatokat, majd a Insert menüben válassza ki a 2D Pie diagramot.
A kördiagramok két vagy több értéket hasonlítanak össze. Ha százalékos értéket jelenít meg, például a relatív páratartalmat, akkor lehet, hogy manuálisan kell létrehoznia egy másik cellát, amely kivonja ezt az értéket 100%-ból a második értékhez, amellyel összehasonlítani tudja. Ez egy kördiagramot eredményez, amely a százalékos értéket a teljes lehetséges 100 százalék részeként jeleníti meg.
-
Módosítsa a diagram címét, hogy megfeleljen a megjelenített adatoknak, majd mozgassa a diagramot a kötőjel azon területére, ahol meg szeretné jeleníteni.
Image - Különböző adatdiagram-típusok hozzáadásával hasznos irányítópultot hozhat létre, amely minden típusú adatot egyetlen kényelmes irányítópulton jelenít meg.
Vizuális vonzerő és kontextus hozzáadása színnel
Az irányítópult egyértelműbbé tételének másik módja az, hogy az oszlopdiagramokat színátmenetes kitöltéssel látja el, amely figyelmeztető színt, például pirosat jelenít meg az adatok nem megfelelő régióinál.
Ha például azt szeretné kimutatni, hogy a 75% feletti relatív páratartalom kényelmetlen, akkor ennek megfelelően módosíthatja az egyetlen oszlopdiagram gradiens kitöltését. Íme, hogyan.
-
Kattintson jobb gombbal egy oszlopdiagram külső szegélyére, és válassza a Diagramterület formázása.
Image -
Válassza ki a Kitöltés ikont a Diagramterület formázása panelen, és módosítsa a kijelölést a következőre: Gradiens kitöltése.
Image -
Válassza ki az egyes szintikonokat a színátmenet kitöltési vonala mentén, és módosítsa a színt és a sötétséget annak megfelelően, hogy az adott szint mennyire „jó” vagy „rossz”. Ebben a példában a magas relatív páratartalom sötétvörösre halványul.
Image - Ismételje meg ezt a folyamatot minden olyan diagramnál, ahol az adott adatponthoz ésszerű színkontextus hozzáadása a diagramhoz.
Az Excel irányítópultjainak automatikus frissítése
Miután létrehozott egy irányítópultot, nem kell semmit tennie a grafika frissítéséhez. A diagramokon és widgeteken szereplő összes adat a következőképpen frissül:
- Az importált adatokat tartalmazó munkalapok az adatimportálás első létrehozásakor megadott dátumon frissülnek.
- Minden további munkalap, amelyet az importált lapokból származó adatok javítása vagy újraformázása céljából hozott létre, az adott munkalapokon lévő új adatokkal frissül.
- Az irányítópult minden modulja automatikusan frissül, hogy megjelenítse az új adatokat a frissített lapokon belül a diagramok létrehozásakor kiválasztott tartományokhoz.
Ezek a frissítések automatikusan megtörténnek, amíg az Excel nyitva van.
Az Excel irányítópultjainak használata
Az irányítópultok Excelben történő létrehozása számos okból hasznos lehet. Fontos azonban, hogy konkrét igények alapján hozzuk létre őket, ahelyett, hogy egyetlen irányítópultot próbálnánk létrehozni, amely mindent megtesz.
Ha például Ön értékesítési vezető, és szeretné figyelemmel kísérni értékesítési csapata teljesítményét, akkor az értékesítési vezető irányítópultjának az értékesítési teljesítményhez kapcsolódó kulcsfontosságú teljesítménymutatókra (KPI-k) kell összpontosítania.
Ez a fajta irányítópult nem tartalmazhat olyan információkat, amelyek nem kapcsolódnak az értékesítési teljesítményhez, különben az irányítópult túlságosan zsúfolttá válhat. A zsúfolt irányítópult megnehezíti a fontos adatkapcsolatok és minták megtekintését.
Egyéb szempontok az irányítópultok készítésekor:
- Használja a megfelelő diagramokat a megfelelő adatokhoz.
- Ne használjon túl sok színt az irányítópulton.
- Helyezze el az irányítópultot hasonló adatokkal és diagramtípusokkal közös blokkokban.
- Győződjön meg arról, hogy minden diagramon egyszerű címkék jelennek meg, és ne legyenek túl zsúfoltok.
- Rendszerezze a modulokat fontossági hierarchiában, a legfontosabb információkkal az irányítópult bal felső sarkában.
- Használjon feltételes formázást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ha rosszak a számok, akkor pirosak, ha pedig jók, akkor zöldek.
A legfontosabb, hogy kreativitással tervezzen informatív és érdekesen használható irányítópultokat.
