Kulcs elvitelek
- A Fastmail ütemezett küldése felosztja az e-mailek létrehozását és kézbesítését.
- Használd emlékeztetőként, vagy arra, hogy ne stresszeld le kollégáidat a hétvégén.
- Az e-mail a legjobb és legrosszabb módja a munkahelyi kommunikációnak.
Írott-e valaha e-mailt vasárnap este, majd habozott, mielőtt megnyomta a küldés gombot. Az ütemezett küldés segít.
A veterán adatvédelemmel foglalkozó e-mail-szolgáltató, a Fastmail nemrég hozzáadta az Ütemezett küldést, egy olyan funkciót, amely már megtalálható néhány más alkalmazásban és e-mail szolgáltatásban, és amely valószínűleg minden e-mail esetében szabványos. Ez egy egyszerű funkció. Bármikor írhat e-mailt, amikor az Önnek kényelmes, és a feladást a címzettnek jobban megfelelő időpontra ütemezheti.
"Nem szeretek ráerőltetni az emberekre, de néha szívesebben dolgozom későn vagy hétvégén. Még ha az emberek pihennek vagy szabadságot vesznek ki, látni fogják az e-mailjeit" szabadúszó divatstylist és fotós Nuria Gregori. "Talán nem várható el, hogy azonnal válaszoljon az e-mailekre, de a szabadúszók esetében gyakran úgy érzi, hogy muszáj."
Később küldés
A Fastmail ütemezett küldés megvalósítása egyáltalán nem lep meg, ami nagyszerű. Csak kattintson a küldés gomb melletti nyílra, és válasszon az előre beállított beállítások legördülő listájából – később ma, ma este, holnap stb. Ha ezek nem működnek az Ön számára, kiválaszthat egy pontos dátumot és időt.
Az e-mailek létrehozásának és a küldés időpontjának elkülönítése számos nagyszerű lehetőséget kínál. Mint fentebb láttuk, vasárnap este is írhat egy e-mailt, és a szokásosabb munkaidőben küldheti el. Ez nem csak jobb a címzett számára, de el is rejtheti azt a tényt, hogy hétvégén dolgozik, ami nemkívánatos elvárásokhoz vezethet a jövőben.
Talán nem várható el, hogy azonnal válaszoljon az e-mailekre, de a szabadúszók esetében gyakran úgy érzi, hogy muszáj.
Kijelölhet olyan leveleket is, amelyeket egy bizonyos időpontban kell elküldeni, de amelyek akkor történhetnek, amikor Ön alszik. Vagy időzíthet egy e-mailt, hogy valakinek a beérkezett üzenetek mappájába kerüljön, amikor megérkezik a munkahelyére, és remélhetőleg a listája élére kerül.
További feltörések közé tartozik az időzített emlékeztetők küldése saját magának, személyes e-mailek küldése a barátainak estig, vagy egy e-mail beütemezése a főnökének péntek estére, majd az összes e-mail figyelmen kívül hagyása hétfőig, ha akarja.
Az irányításról van szó. Ha jobban irányítod a kommunikációt, csökkentheted a mentális túlterhelést és a stresszt.
Stressbuster
Az e-mail a modern munka egyik legnagyobb stresszforrása lehet. Előfordulhat, hogy véget nem érő halom olvasatlan üzenetet kell feldolgoznia. Ami még rosszabb, előfordulhat, hogy egy fontos e-mail átsiklik a figyelmeden, és eltakarja az összes Fwd: Fwd: Fwd szemét, amely eltömíti a postaládáját.
És ott vannak az elvárások. Amikor e-mailt kap, az jár a fejében. Még ha a feladó nem is vár választ, valószínűleg kötelességének érzi, hogy előbb, mint utóbb adjon egy választ, még akkor is, ha csak az a célja, hogy foglalkozzon vele, és vegye ki a fejéből.
És mivel az e-mailek ütemezését a feladó szabja meg, azaz bárki bármikor elhelyezhet bármit a beérkező levelek mappájába – Önnek nincs irányítása.
„Az e-mailek továbbra is a legjobb módja a munkahelyi kommunikációnak. A legtöbb ember e-mailjei azonban nincsenek rendszerezve” – mondta Radu Tyrsina technológiai riporter a Lifewire-nek e-mailben. „Zajos mindenhol, és egyikünknek sincs türelme ahhoz, hogy minden második nap kitakarítsa a rendetlenséget.”
Ezért fontos valami, például az ütemezett küldés, de csak akkor, ha mindenki a jó, nem pedig a gonosz erőire használja. A munkahelyi e-mailek kezelése a felhasználóra hárul, amikor nagyobb felelősséget kell viselnie a munkáltatónak.
A Mercedest birtokló Daimler német járműgyártó cégnek jó ötlete van. Amikor az alkalmazottak szabadságra mennek, minden bejövő e-mail a kukába kerül. Nem jön vissza a nyaralásból, és nem kell kéthetes e-mailekkel foglalkoznia. A feladók automatikus választ kapnak, amelyben felszólítják őket, hogy küldjenek újra bármit, ami fontos, miután az alkalmazott visszatér az irodába.
Ez egy nagyszerű példa arra, hogyan lehet levezetni az e-mailek okozta stresszt, de sajnos a felelősség nagy része továbbra is ránk, felhasználókra hárul. Az olyan eszközök, mint az ütemezett küldés, segíthetnek, de amíg felhagyunk azzal, hogy az e-maileket úgy kezeljük, mint a saját beérkező leveleinkből kikerülő cuccokat, azonnali válaszok követelésének helyeként, valamint olyanként, amelyet szüntelenül ellenőrizünk, addig az e-mailek stresszesek maradnak.
