Ha napjának nagy részét e-mailek kezelésével tölti, számos mód kínálkozik az Outlook hatékonyabb használatára. Módosítsa az alapértelmezett értékeket a munkamódszernek megfelelően. Használjon egy-két billentyűparancsot. Állítson be szűrőket a feladatok automatizálásához. És győződjön meg arról, hogy az Outlook maximális sebességgel fut. Tekintse meg a következő tippeket és titkokat, és visszakap egy kis időt.
A cikkben található utasítások az Outlook 2019, az Outlook 2016, az Outlook 2013, az Outlook 2010 és az Outlook for Microsoft 365 programra vonatkoznak.
Üzenetek fájlok egy kattintással
Csináld gyorsabban, amit oly gyakran teszel. Állítson be egykattintásos műveleteket az e-mailek egyszerű kezeléséhez.
A beszélgetések egyszerűsítése
Ne töltse tele e-mail mappáit olyan üzenetekkel, amelyeket máshol idéznek. Ismerje meg, hogyan használja az Outlookot az e-mailek automatikus törlésére. Az Outlook áthelyezi vagy törli ezeket a felesleges e-maileket.
E-mailek újraküldése
Küldjön újra egy e-mailt az Outlookban, hogy újra felhasználhassa annak tartalmát, tárgyát vagy címzettjeit ahelyett, hogy üres üzenettel kezdené.
Az Outlook-fájlok kicsik és lendületesek
Ha azt szeretné, hogy az Outlook gyors legyen, tartsa kicsiben a fő PST-fájl méretét. A PST-fájlban az Outlook e-maileket, névjegyeket, naptárakat és egyebeket tárol. A PST-fájl kicsiben tartásának egyik módja, ha például a régi leveleket egy külön archív fájlba helyezi át.
Irodán kívüli vagy nyaralási automatikus válasz beállítása
Kérje meg, hogy az Outlook válaszoljon az Ön nevében, amikor távol van, és nem tud válaszolni az e-mailekre. Ezzel nem csak akkor takarít meg időt, amikor a vakáció után utoléri, hanem minden egyes munkanapon is.
E-mail gyors áthelyezése bármely mappába
Ha nem állított be egy kattintással történő iktatást egy mappához, az Outlook egy másik módszert kínál az e-mailek gyors mappákba helyezésére. Üzeneteket küldhet át például a billentyűzet vagy a szalagon található praktikus gomb segítségével.
E-mail sablonok létrehozása és használata
Amikor hasonló üzeneteket ír különböző címzetteknek, mentse el az egyik ilyen e-mailt sablonként az Outlookban későbbi használatra. Irigylésre méltó gyorsasággal ismételten elküldi ugyanazt az e-mailt, vagy egy hasonlót.
Az Outlook alapértelmezett betűtípusának és -méretének módosítása
Ha úgy gondolja, hogy az Outlook által üzenet írásakor vagy e-mail olvasásakor használt betűtípus túl széles, magas, kicsi, kicsi, nagy vagy kék, módosítsa. Ismerje meg, hogyan állíthatja be a pontos betűtípust, betűstílust és színt az e-mailekhez alapértelmezés szerint az Outlook programban.
Beszélgetés törlése és némítása
Ha teljesen lényegtelen e-maileket és beszélgetéseket vesz át, az Outlook segíthet. Ismerje meg, hogyan használhatja az Outlookot egy teljes beszélgetés törlésére, és hogyan távolíthatja el az Outlook automatikusan az ugyanabban a szálban lévő jövőbeli e-maileket.
Egy feladó leveleinek automatikus szűrése egy adott mappába
Kezdje bármelyik e-maillel, hogy beállítson egy Outlook-szűrőt, amely az összes jövőbeli üzenetet ugyanattól a feladótól automatikusan egy adott mappába helyezi át.
Kapcsolódó üzenetek keresése
Az Outlookban az összes kapcsolódó üzenetet könnyű megtalálni. Csak keressen egy kapcsolat nevét vagy a tárgysorban lévő szavakat. Az Outlook minden olyan üzenetet felsorol, amely megfelel a keresési kifejezéseknek.
Az új e-mailek alapértelmezett fiókjának beállítása
Győződjön meg arról, hogy az új üzenetek az Outlookban kiválasztott legvalószínűbb Feladó e-mail címmel kezdődnek.
Keresés az üzenetben
Szeretne találni valamit egy hosszú e-mailben? Ismerje meg, hogyan kereshet az Outlook segítségével az e-mail üzenetek szövegében.
E-mailek későbbi kézbesítésének ütemezése
Utasíthatja az Outlookot, hogy csak egy bizonyos napon vagy azt követően küldjön üzenetet. Ez hasznos a rendszeresen előforduló eseményeknél, például a heti értekezlet bejelentésénél.
Üzenet törlésének gyors visszavonása
Törölt egy e-mailt az Outlookban, amely nem állt készen arra, hogy a Törölt elemek mappába lépjen? Íme egy egyszerű módja annak, hogy azonnal visszakapja az e-mailt.
Terjesztési listák beállítása
Hozzon létre saját levelezőlistát az Outlookban, és egyszerűen küldjön üzeneteket csoportoknak anélkül, hogy az összes e-mail címet be kellene írnia.
Mellékletek törlése az üzenetekből
Őrizze meg az üzenetet; elveszíti nagy méretét. Ismerje meg, hogyan használhatja az Outlookot a csatolt fájlok eltávolítására (miután máshová menti őket) az e-mail üzenetekből. Jelentősen csökkentheti a postafiók méretét.
A feladó összes levelének gyors megkeresése
Az Outlook megkeresi egy adott feladótól érkező összes üzenetet, és ezzel a tipptel gyorsan megmutatja azokat.
„Összes levél” mappa beállítása
Egy fiókhoz tartozó összes elküldött, fogadott, archivált és iktatott e-mailt egy helyen tekintheti meg az Outlookban.
Az Outlook kiemelt leveleit csak Önnek küldje el
Amikor Ön az e-mail egyetlen címzettje, az üzenet általában fontosabb, mint ha egy tucatnyi ember közül ti vagytok. Ismerje meg, hogyan tudja az Outlook kiemelni azokat az üzeneteket, amelyekben csak Ön szerepel a Címzett sorban.
Beérkezett e-mail üzenetek szerkesztése
Ahelyett, hogy saját magának továbbítaná az e-maileket, vagy máshol jegyzetet készítene az Outlookban vagy esetleg azon kívül, szerkesztheti a kapott e-maileket, és hozzáadhat saját szöveget.
Automatikusan másolat: Minden elküldött levél
Az Outlook képes másolatot küldeni minden Ön által írt üzenetről egy másik e-mail címre.
Az Outlook bővítése időtakarékos bővítményekkel
Az olyan bővítmények, mint a ClearContext, a Nelson Email Organizer, a Xobni, a Lookeen és az Auto-Mate javíthatják az Outlook munkafolyamatát azáltal, hogy a megfelelő információkat a keze ügyébe helyezik, intelligens szűrést végeznek, és automatizálják az ismétlődő feladatokat.
