A Microsoft Teams számos eszközt kínál a termelékenység növelésére és az alkalmazottak közötti kommunikáció javítására szöveges csevegés, hang- és videohívások, fájlmegosztási funkciók, online műszakbejegyzések és megosztott naptárak segítségével.
A Microsoft Teams megosztott naptár funkciója lehetővé teszi a csoporttagok számára, hogy megbeszéléseket hozzanak létre közvetlenül a Teams alkalmazáson belül, adjanak meg részleteket, és vegyenek fel további tagokat, hogy ne csak értesítést kapjanak az eseményről, hanem hozzáadják a szinkronizált Microsoft Teamshez. naptár is.
Ez a cikk a webes verzió mellett a Windows 10, iOS és Android rendszerű eszközökön futó Microsoft Teams-alkalmazásokra vonatkozik.
A Microsoft Teams naptárak működése
A Microsoft Teams egy olyan együttműködési eszköz, amelyet szervezetek vagy csoportok számára fejlesztettek ki, és így a csoportra vagy csapatra összpontosítva strukturálták. Előfordulhat, hogy be tud jelentkezni egy Microsoft Teams-csoportba a szokásos e-mail-címével, de leggyakrabban olyan vállalati e-mail-címet kap, amelyet a Teams és más kapcsolódó Microsoft 365-alkalmazások és -szolgáltatások eléréséhez használ.
A Microsoft Teams alkalmazás egyetlen fő naptárral rendelkezik, amely a teljes csoporthoz vagy szervezethez van hozzárendelve. A csoport tagjai értekezleteket vagy eseményeket adhatnak hozzá ehhez a naptárhoz, amelyek automatikusan megjelennek a többi tag számára a naptárban. Magánszemélyek is hozzáadhatók a naptári eseményekhez vagy értekezletekhez, ha részt kell venniük.
Technikailag a beépített (vagy alapértelmezett) naptárt csoportnaptárnak hívják, míg a Microsoft Teamsben megosztott külső naptárak megosztott naptárak. Ezeket a kifejezéseket azonban gyakran összekeverik, és a köztük lévő különbség elmosódott.
Jó ötlet a Microsoft Teams naptáraira egyedi nevekkel hivatkozni, ahelyett, hogy a megosztott vagy csoportos kifejezéseket használná a félreértések elkerülése érdekében.
A naptárak a Microsoft Teamsben is megoszthatók az Outlookból vagy más ütemezési szolgáltatásokból, például a Google Naptárból.
Hogyan hozzunk létre Microsoft Teams megosztott naptári eseményt
Íme egy olyan esemény létrehozásának folyamata, amelyet a Microsoft Teamsben értekezletnek neveznek, és amely megosztható más csoporttagokkal, és automatikusan hozzáadható a csoportnaptárhoz.
Ez a példa a Windows 10 Microsoft Teams alkalmazást használja, de ezek az utasítások és a használt menük megegyeznek az összes többi verzióban.
- Nyissa meg a Microsoft Teams alkalmazást.
-
Válassza ki a Naptár lehetőséget.
Image -
Kattintson a következőre: Új találkozó.
Image -
Válassza ki a megfelelő időzónát a képernyő tetején található legördülő menüből.
Image Nem kell aggódnia amiatt, hogy a csapat tagjai melyik időzónában tartózkodnak, mivel az értekezlet időpontja automatikusan hozzájuk igazodik.
-
Írja be a megbeszélés nevét a Cím hozzáadása mezőbe.
Image -
A Kötelező résztvevők hozzáadása mezőbe írja be azoknak a személyeknek a nevét, akiket értesíteni szeretne az eseményről. A gépelés megkezdése után a neveknek automatikusan meg kell jelenniük a kiválasztáshoz.
Image Ha meg szeretné osztani ezt a naptári eseményt olyan személyekkel, akik nem tartoznak a Microsoft Teams-csoportba, vagy esetleg nem is használják a Microsoft Teams szolgáltatást, megteheti a teljes e-mail címük megadásával a nevük helyett.
Kattintson a Opcionális elemre, ha olyan csoporttagokat szeretne hozzáadni a csoporthoz, akiket tudni szeretne a megbeszélésről, de nem kell részt venniük rajta.
Az értekezlet létrehozása után minden meghívott fél meghívót küld a társított e-mail címére.
-
Ezután adja meg a megbeszélés kezdési és befejezési idejét.
Image -
Kattintson a Nem ismétlődik gombra egy menü megnyitásához, és az értekezlet rendszeres eseménnyé tételéhez, ha ismétlődőnek kell lennie. Előfordulhat például, hogy ugyanazt a megbeszélést minden hétköznap, hetente vagy havonta egyszer.
Image -
Kattintson a Csatorna hozzáadása lehetőségre, ha az értekezlet egy bizonyos kategóriára vonatkozik a vállalat Microsoft Teams beállításán belül. Például érdemes elhelyezni egy menedzsercsatornán belül, hogy csak a csatornát használó csapattagok tudják, hogy éppen megbeszélés történik.
Image Ha kívánja, sok mezőt üresen hagyhat.
-
Következő a Hely hozzáadása mező. A neve ellenére ez valójában nem a fizikai hely megadására szolgál. Ehelyett ez egy csatlakoztatott Microsoft Teams-kompatibilis szobarendszer vagy konferenciatelefon-eszköz kiválasztására szolgál.
Ha cége nem használ ilyen eszközöket, akkor nem kell aggódnia a mező kitöltése miatt.
Image -
A képernyő alján lévő nagy mezőbe írja be az értekezlet mezőjének részleteit, írja be az értekezlet leírását, a megbeszélés napirendjét vagy egy üzenetet a résztvevőknek.
Image -
Végül kattintson a Küldés gombra. Ezzel hozzáadja az eseményt a Microsoft Teams naptárához, és meghívja azokat, akiket felvett. Amint válaszolnak, az esemény automatikusan bekerül a naptárukba is.
Image Ha még nem vettél fel senkit az eseményhez, akkor helyette a Mentés gomb jelenik meg. Ezzel egyszerűen elmenti az eseményt a személyes Microsoft Teams naptárába.
Mit csinál a Microsoft Teams ütemezési asszisztense?
Az Ütemezési asszisztens opció, amely akkor jelenik meg, amikor egy értekezletet hoz létre a Microsoft Teamsben számítógépen, egy alternatív lehetőség az események létrehozására vagy szerkesztésére. Vizuálisabb felhasználói felületet használ, amely a képernyő bal oldalán jeleníti meg a lehetőségeket, és lehetővé teszi, hogy az egérrel kiválaszthasson egy időszakot, amely automatikusan módosítja az ütemezést.
Az ütemezési asszisztens igazi előnye az, ahogyan megjeleníti a csoporttagok összes ütemezését. Ez megkönnyíti annak megállapítását, hogy mely időpontokban és napokon érhető el mindenki, és nem kell többé a csoporttagokat megkérdezni, hogy melyik időpont a legmegfelelőbb számukra.
Az ütemezések csak akkor jelennek meg az ütemezési asszisztensben, ha az adminisztrátor vagy más felhasználók bevitték őket a Microsoft Teamsbe. Ha szervezete nem használja a Microsoft Teams szolgáltatást az ütemezések kezelésére, ez a funkció nem lesz hasznos.
A Microsoft Teams ütemezési asszisztense egy teljesen opcionális eszköz, bár egyesek előnyben részesítik az alapértelmezett értekezlet-létrehozási opciót.
Hogyan fogadhat el egy Microsoft Teams naptári meghívót
Miután hozzáadták egy értekezlethez a Microsoft Teams naptárában, szinte azonnal megkapja a meghívót e-mailben.
Amikor megkapja ezt az e-mailt, kattintson a Csatlakozás Microsoft Teams Meetinghez hivatkozásra a meghívás elfogadásához. Megnyílik a Microsoft Teams alkalmazás, és hozzáadja Önt az eseményhez. Ha nincs telepítve a Microsoft Teams, a rendszer felkéri a telepítésére.
Ha nem kapott meghívót, kérdezze meg az esemény létrehozóját, hogy a megfelelő e-mail címet használja-e. Ellenőrizheti a spam vagy a levélszemét mappáját is.
Egyes e-mail szolgáltatások kérhetik Önt, hogy vegye fel ezeket a Microsoft Teams-eseményeket a saját naptárrendszerébe. Ezt megteheti, ha szeretné, de továbbra is rá kell kattintania az e-mailben található szöveges linkre a meghívó elfogadásához.
Az Outlook Teams-események létrehozásának és megosztásának használata
A Microsoft Teams használatához Microsoft-fiókra van szükség. Általában cége vagy szervezete új Microsoft-fiókot biztosít Önnek, amellyel elérheti a Microsoft Teams szolgáltatást és számos más Microsoft Office-szolgáltatást.
Az ehhez a Microsoft-fiókhoz társított e-mail-cím használható az Outlookba való bejelentkezéshez, és mivel ez a fiók a Teams eléréséhez is használható, naptári értekezletek hozhatók létre az Outlookban, és automatikusan szinkronizálhatók a Microsoft Teams szolgáltatással.
Ahhoz, hogy ez működjön, ugyanazt a Microsoft-fiókot kell használnia az Outlookhoz és a Microsoft Teamshez. Például nem használhatja személyes Outlook e-mail fiókját esemény létrehozására egy munkahelyi Microsoft Teams naptárhoz.
Ez megtehető az Outlook-alkalmazásokkal és a webes élményen keresztül is, és a teljes folyamat szinte teljesen megegyezik azzal, ahogyan a Microsoft Teams-en belül megbeszélést szervezne, ahogy fent látható.
A naptár Outlookon belüli eléréséhez egyszerűen kattintson a Calendar ikonra a bal oldali menü alján. A naptár megnyitása után kattintson egy napra az esemény létrehozásának megkezdéséhez.
Ha azt szeretné, hogy egy Outlookban készült esemény regisztráljon a Teamsben, aktiválnia kell a Teams meeting, melletti kapcsolót, amely a mellett található. Keressen egy szobát vagy helyet szöveget. Ha nem teszi meg, a Microsoft Teams megosztott naptár funkciója nem aktiválódik, és az esemény egyszerűen az Outlook naptár ütemezésének alapeseménye lesz.
Hogyan oszthatunk meg egy másik naptárat a Microsoft Teamsben
Míg a Microsoft Teams saját beépített naptár funkcióval rendelkezik, lehetőség van további naptárak importálására az Outlookból, a Google-ból vagy bármely más olyan ütemezési szolgáltatásból, amely megosztható webcímet biztosít a naptárainak.
Ez akkor lehet hasznos, ha csapata egy másik alkalmazást vagy szolgáltatást használ a Microsoft Office ökoszisztémán kívüli események kezelésére.
Ez a példa a Google Naptárt használja, de a folyamat ugyanaz más ilyen szolgáltatások esetében is.
- A szokásos módon nyissa meg a Google Naptárt a böngészőben.
-
Vigye az egérmutatót a naptár neve fölé, hogy a három pont a naptár nevétől jobbra jelenjen meg. Kattintson a három pontra a menü megnyitásához.
Image -
Kattintson a következőre: Beállítások.
Image -
Kattintson a webcímre a Nyilvános URL ehhez a naptárhoz alatt, és nyomja meg a Ctrl + V gombot.a vágólapra másolásához.
Image -
Nyissa meg a Microsoft Teamst, és lépjen egy csoportba vagy csevegésbe, amelyhez hozzá szeretné adni a naptárat.
Image -
Kattintson a + szimbólumra a képernyő tetején.
Image -
Kattintson a következőre: Webhely.
Image -
Másolja be naptárának címét a URL mezőbe.
Image Egyéni nevet is megadhat neki úgy, hogy beírja a Tab name mezőt, és válassza ki, hogy szeretné-e figyelmeztetni a csoportot a naptár hozzáadására a melletti négyzet bejelölésével. Közzététel a csatornán erről a lapról.
-
Kattintson a Mentés gombra.
Image A naptár mostantól meg lesz osztva a Microsoft Teamsben, és mindenki megtekintheti ezen az új egyéni lapon.
Hogyan szerkeszthetünk Microsoft Teams-értekezletet
Az Ön által létrehozott vagy hozzáféréssel rendelkező Microsoft Teams-megbeszélés szerkesztéséhez mindössze rá kell kattintania a naptárban a Microsoft Teams alkalmazásban, és végre kell hajtania a megfelelő mezőket.
Részvevőket adhat hozzá vagy távolíthat el, módosíthatja az időpontot vagy a helyet, valamint szerkesztheti az esemény nevét és leírását. Csak kattintson a Frissítés küldése gombra, ha végzett a módosítások mentéséhez.
Ha a módosítások nem jelennek meg Ön vagy csapattagjai számára, próbálja meg teljesen bezárni az alkalmazást, majd újra megnyitni.
A Teams eseményeit az Outlookban is szerkesztheti úgy, hogy megnyitja az eseményt a naptárban, majd a Szerkesztés. gombra kattint.
