Amit tudni kell
- Válassza ki a Készítőlevél indítása lehetőséget, és válassza ki, milyen típusú dokumentumot szeretne létrehozni. Ezután válassza a Címzettek kiválasztása lehetőséget a címzettek kiválasztásához.
- Válassza ki a Insert Merge Field lehetőséget, és adja hozzá az összes használni kívánt mezőt. A folyamat befejezéséhez válassza a Finish & Merge lehetőséget.
- Alternatív megoldásként használja a Lépésről lépésre összevont levelező varázslót, ha több irányított segítségre van szüksége az egyesített dokumentum létrehozásához.
A Körlevél használata a Microsoft Word összes verziójában az adatforrásból származó adatokat egyesíti a dokumentummal. Tökéletes a levelekhez, katalógusokhoz, címkékhez és egyebekhez. Így kezdheti el ezt az időtakarékos funkciót.
Kiegyesítés a Wordben
A Word összes jelenlegi verziójában a szalag Levelezések lapján található Körlevél opció segít a körlevél létrehozásán.
Hozzon létre egy levelet a semmiből, vagy nyisson meg egy meglévő levelet, mielőtt elkezdené.
-
Válassza ki a Kivonat indítása lehetőséget a Levelezések szalagon, és válassza ki a létrehozni kívánt dokumentum típusát. Kiválaszthat például leveleket, borítékokat vagy címkéket. Alternatív megoldásként válassza a Lépésről lépésre írt körlevél varázsló lehetőséget, ha további segítségre van szüksége a dokumentum létrehozásában.
Image -
Válassza a Címzettek kiválasztása lehetőséget a Levelezések szalagon, hogy címzetteket adjon hozzá a levelezéshez. Létrehozhat egy új címzett adatbázist. Választhat egy meglévő lista vagy Outlook névjegyek használatát is.
Image -
A Körlevél címzettjei mezőben használja a jelölőnégyzeteket a körlevélbe felvenni kívánt névjegyek kiválasztásához. Ha a lista elkészült, válassza az OK lehetőséget.
Image -
Válassza ki a Egyesítési mező beszúrása lehetőséget a Levelezések szalagon. Válassza ki az első hozzáadni kívánt mezőt. A mező neve ott jelenik meg, ahol a kurzor a dokumentumban található. Ismételje meg, szúrjon be minden felvenni kívánt mezőt. Alternatív megoldásként kiválaszthat egy lehetőséget, például Címblokk vagy Üdvözlő sor
Szerkesztheti és formázhatja a mezőt körülvevő szöveget. A mezőre alkalmazott formátumok átkerülnek a kész dokumentumba. Továbbra is hozzáadhat mezőket a leveléhez.
Image -
Mielőtt kinyomtatja a leveleket, nézze át őket, hogy ellenőrizze, nincsenek-e benne hibák. Különösen ügyeljen a mezőket körülvevő térközökre és írásjelekre. Győződjön meg arról is, hogy a megfelelő mezőket a megfelelő helyekre szúrta be.
A levelek előnézetéhez válassza a Preview Results lehetőséget a levelezési szalagon. A nyilak segítségével navigálhat a dokumentumban.
Image -
Előfordulhat, hogy hibát észlel valamelyik dokumentuma adataiban. Ezeket az adatokat nem módosíthatja az egyesítési dokumentumban. Ehelyett ki kell javítania az adatforrásban.
Ehhez válassza a Címzettlista szerkesztése lehetőséget a Levelezések szalagon. A megnyíló mezőben bármelyik címzett adatait módosíthatja. A címzettek számát is korlátozhatja. Törölje a jelölést a címzettek neve melletti jelölőnégyzetből, hogy kihagyja őket az egyesítési műveletből, majd kattintson az OK gombra.
Image -
A dokumentumok áttekintése után készen áll a véglegesítésükre az egyesítés befejezésével. Válassza a Befejezés és egyesítés gombot a Levelezések szalagon. Kiválaszthatja az egyes dokumentumok szerkesztését, a levelek kinyomtatását vagy e-mailben történő elküldését. Ha úgy dönt, hogy kinyomtatja vagy e-mailben elküldi leveleit, egy felszólítás meg fogja kérni egy tartomány megadását. Kinyomtathatja az összes, egy vagy egymás melletti betűkészletet. A Word mindegyiknél végigvezeti a folyamaton.
Image
