Az Excel nem rendelkezik a relációs adatbázis-programok, például az SQL Server és a Microsoft Access adatkezelési képességeivel. Arra azonban képes, hogy egyszerű adatbázisként szolgáljon, amely megfelel az adatkezelési követelményeknek.
Az Excelben az adatok egy munkalap sorai és oszlopai alapján vannak rendezve. A táblázat funkció megkönnyíti az adatok bevitelét, szerkesztését és kezelését.
Ezek az utasítások az Excel 2019-es, 2016-os, 2013-as, 2010-es verziójára és az Excel for Microsoft 365-re vonatkoznak.
Adatbázis feltételei: rekordok és mezők
Az adatbázis egy vagy több számítógépes fájlban tárolt kapcsolódó információk gyűjteménye. Az adatokat gyakran táblázatokba rendezik oly módon, hogy könnyen frissíthetők, rendezhetők, javíthatók és szűrhetők.
Egy egyszerű adatbázis, például az Excel, egyetlen táblában tárolja az összes információt egy tárgyról. A relációs adatbázisok ezzel szemben sok táblázatból állnak, amelyek mindegyike különböző, de kapcsolódó témákról tartalmaz információkat.
Rekordok
Az adatbázis terminológiájában a rekord az adatbázis egy adott objektumával kapcsolatos összes információt vagy adatot tartalmazza. Az Excelben a munkalap minden cellája egy-egy információt vagy értéket tartalmaz.
Mezők
Az adatbázis rekordban lévő minden egyes információra, például telefonszámra vagy utcaszámra mezőként hivatkozunk. Az Excelben a munkalap egyes cellái mezőként szolgálnak, mivel minden cella egyetlen információt tartalmazhat egy objektumról.
Mezőnevek
Létfontosságú, hogy rendszerezzen egy adatbázist, hogy rendezhesse vagy szűrhesse az adatokat konkrét információk megtalálása érdekében. Az oszlopfejlécek, más néven mezőnevek hozzáadása megkönnyíti az adatok azonos sorrendben történő bevitelét minden rekordhoz.
Mintaadatbázis
A fenti képen minden tanulónak külön sora van a táblázatban, amely tartalmazza az összes elérhető információt.
A sorban lévő minden cella egy adatot tartalmazó mező. A fejlécsorban lévő mezőnevek segítenek abban, hogy az adatok rendszerezettek maradjanak, mivel egy adott témakör összes adata, például név vagy életkor, ugyanabban az oszlopban marad minden tanuló számára.
Excel adatkezelő eszközei
Ezenkívül a Microsoft számos adateszközzel is rendelkezik, amelyek megkönnyítik az Excel-táblázatokban tárolt hatalmas mennyiségű adat kezelését, és segítenek megőrizni azokat jó állapotban.
Űrlap használata nyilvántartásokhoz
Az egyik ilyen eszköz az adatűrlap. Használhatja rekordok keresésére, szerkesztésére, beírására vagy törlésére legfeljebb 32 mezőt vagy oszlopot tartalmazó táblázatokban.
Az alapértelmezett űrlap tartalmazza a mezőnevek listáját a táblázatban elrendezett sorrendben, hogy a felhasználók helyesen írják be a rekordokat. Minden mezőnév mellett található egy szövegmező az egyes adatmezők beviteléhez vagy szerkesztéséhez.
Míg lehetőség van egyéni űrlapok létrehozására, gyakran csak az alapértelmezett űrlap létrehozására és használatára van szükség.
Duplikált adatrekordok eltávolítása
Az összes adatbázisnál gyakori probléma az adathibák. Az egyszerű helyesírási hibákon vagy a hiányzó adatmezőkön kívül a duplikált adatrekordok is aggodalomra adnak okot az adattáblázat méretének növekedésével.
Az Excel egy másik adateszköze is használható az ismétlődő rekordok eltávolítására – akár a pontos, akár a részleges ismétlődéseket.
Adatok rendezése Excelben
A rendezés azt jelenti, hogy átrendezzük az adatokat egy adott tulajdonság szerint, mint például a táblázat ábécé szerinti rendezése vezetéknevek szerint vagy időrendben a legrégebbitől a legfiatalabbig.
Az Excel rendezési lehetőségei közé tartozik a rendezés egy vagy több mező szerint, az egyéni rendezés, például dátum vagy idő szerint, valamint a sorok szerinti rendezés, amely lehetővé teszi a mezők átrendezését egy táblázatban.
