Fontos dokumentumok elvesztése, amelyek létrehozásával annyi időt töltött, frusztráló, különösen akkor, ha Ön is olyan, mint a legtöbb felhasználó, aki közvetlenül a számítógépen hozza létre a dokumentumokat, és nem élvezi a kézzel írt másolat előnyeit.
Íme hat módszer a szöveges dokumentumok biztonságának megőrzésére.
Soha ne tárolja dokumentumait az operációs rendszer meghajtóján
Míg a legtöbb szövegszerkesztő a Dokumentumok mappába menti a fájljait, ez a legrosszabb hely számukra. Legyen szó vírusról vagy szoftverhibáról, a legtöbb számítógépes probléma az operációs rendszert érinti, és gyakran az egyetlen megoldás a meghajtó újraformázása és az operációs rendszer újratelepítése. Ebben az esetben a meghajtón minden elvész.
A második merevlemez beszerelése a számítógépbe viszonylag olcsó módja ennek a probléma megoldásának. A második belső merevlemezt nem érinti, ha az operációs rendszer megsérül, és akár egy másik számítógépre is telepíthető, ha újat kell vásárolnia.
Ha szkeptikus a második belső meghajtó telepítésével kapcsolatban, a külső merevlemez kiváló választás. Bármikor csatlakoztathat külső meghajtót bármely számítógéphez, ha USB- vagy FireWire-porthoz csatlakoztatja. Számos külső meghajtó további előnye az egyérintéses vagy ütemezett biztonsági mentés; Ön megadja a mappákat és az ütemezést, a többiről a szoftver gondoskodik.
Bottom Line
Nem elég, ha fájljait az operációs rendszertől eltérő helyen tárolja; rendszeres biztonsági másolatot kell készítenie a fájlokról. Növelje annak esélyét, hogy vissza tud állítani egy fájlt, ha készít róla második biztonsági másolatot. Ha az adatok fontosak, fontolja meg a biztonsági mentés tűzálló tárolóban való tárolását.
Óvakodj az e-mail mellékletektől
Még ha biztos benne, hogy nem tartalmaznak vírusokat, az e-mail mellékletek adatvesztést okozhatnak. Ha például a meghajtón lévővel azonos nevű dokumentumot kap, és az e-mail szoftvere úgy van beállítva, hogy a mellékleteket ugyanarra a helyre mentse, fennáll a veszélye, hogy felülírja a már ott lévő fájlt. Ez gyakran előfordul, amikor egy dokumentumon dolgozik, és a kollégák e-mailben küldik a frissítéseket.
Állítsa be levelezőprogramját úgy, hogy a mellékleteket egyedi helyre mentse, vagy ezt leszámítva kétszer is gondolja meg, mielőtt elment egy e-mail mellékletet a merevlemezre.
Óvakodj a felhasználói hibától
Használja ki a szövegszerkesztőben található óvintézkedéseket, például a verziókezelési funkciókat és a nyomon követett változtatásokat. A felhasználók adatvesztésének gyakori módja az, amikor egy dokumentumot szerkesztenek, és véletlenül törlik a részeket. A dokumentum mentése után a módosított vagy törölt részek elvesznek, hacsak nem engedélyezte a változtatásokat tároló funkciókat.
Ha nem szeretne foglalkozni a speciális funkciókkal, használja az F12 billentyűt, mielőtt elkezdené a fájl más néven való mentését. Nem annyira szervezett, mint néhány más módszer, de hasznos módszer.
Ugrás a Felhőbe
A fájlok és biztonsági másolataik felhőben való tárolása egyre gyakoribb. A felhőalapú tárhely számos előnnyel jár, mint például a bőséges helykiosztás, a könnyű használat, a hozzáférés bárhonnan és bármilyen eszközről is legyen szó, valamint a megbízhatóság.
A felhőalapú tárolási szolgáltatások biztonsági másolatot készítenek a szervereikről, így az így tárolt fájlok kettős védelmet élveznek. Ezen okok miatt a legtöbb ember számára egyre inkább a felhőalapú tárolás a legjobb megoldás.
Több általános ingyenes lehetőség létezik:
- A Google Drive 15 GB-ot kínál minden Google-fiókhoz.
- A Mac felhasználók 5 GB-ot kapnak az iCloud segítségével, amely minden Apple-eszközbe be van építve.
- A Microsoft 5 GB helyet biztosít a OneDrive-val, amely Microsoft 365- és Xbox-fiókokhoz tartozik.
Ha több tárhelyre van szüksége, a fenti szolgáltatások fizetős lehetőségeket kínálnak, akárcsak más felhőalapú tároló cégek.
Őrizze meg dokumentumai nyomtatott másolatát
Nem akadályozza meg abban, hogy újra be kelljen gépelnie és formáznia kelljen a dokumentumot, de egy fontos dokumentum nyomtatott példányának megtartása legalább biztosítja a fájl tartalmát, és ez jobb, mintha semmi sem lenne..
